Wer kennt es nicht – in den Schränken wimmelt es nur so von Ordnern.
Inhalt sind meist wichtige Papiere wie Steuerunterlagen, Personalunterlagen, Verträge etc.

Hier stellt sich die Frage, ob man manche Unterlagen nicht aussortieren und somit Platz für Neues schaffen kann oder man diese aufbewahren muss?
Wichtig ist, dass Sie nicht alle Unterlagen einfach aussortieren können.

Verträge oder Steuerunterlagen unterliegen einer gesetzlichen Aufberwahrungsfrist.
Eines sollte Ihnen jedoch bewusst sein –Sie müssen nicht alle Unterlagen  Leben lang aufbewahren.

Möchte man den Aktenschrank sortieren, sollte man sich als Erstes Gedanken darüber machen, welche Unterlagen schnell griffbereit sein müssen.
Ähnlich wie bei der richtigen Archivierung gilt es auch hier ein System anzulegen.

Unterlagen, welche entsorgt werden können, darf man jedoch nicht einfach in den Papiermüll werfen.

In Unternehmen wird meist mit sensiblen, persönlichen Daten umgegangen – hier heißt es also – Schreddern…
Auch beim Schreddern ist einiges zu beachten, so dürfen laut Datenschutz, persönliche Daten nach dem Schreddern nicht mehr sichtbar sein.
Das heißt aber auch, dass ein einfacher Schredder zur Vernichtung der Unterlagen nicht ausreichend ist.
Die Unterlagen müssen so geschreddert sein, dass ein nachträgliches (wieder-)Zusammensetzen nicht möglich ist.

 

 

Wie sieht es mit der Ablage bzw. dem Vernichten elektronischer Daten aus?

Grundsätzlich muss all das, was auf dem elektronischen Wege empfangen wurde auch genauso gespeichert werden.
Rechnungen, welche steuerliche Relevanz besitzen, müssen beispielsweise elektronisch gespeichert werden, sofern man sie per E-Mail erhalten hat.
Gleiches gilt für Verträge oder z.B. Urkunden.

Tipp: Sollten Sie Tankrechnungen steuerlich absetzen, so empfiehlt es sich, diese zu scannen oder zu kopieren.
Das Thermokopierpapier, auf welchem solche Rechnungen gedruckt sind, verbleicht nach einiger Zeit – somit kann es hier zu Problemen kommen, wenn man keine Kopie der Rechnung vorliegen hat.

Das Gesetz regelt Aufbewahrungsfristen von 6 bis hin zu 10 Jahren.

Doch welche Unterlagen muss man 6 Jahre und welche 10 Jahre aufbewahren?

Steuerliche Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Bilanzen etc. müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren.
Danach kann man diese wie oben beschrieben schreddern und entsorgen.

 

Für den privaten Haushalt gilt:
Ausweise, Führerschein, Geburtsurkunden sowie Sterbeurkunden von Angehörigen sollte man lebenslang aufbewahren.

Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Unterlagen zur Rentenversicherung, Arbeitslosigkeit oder Arbeitsunfähigkeit sollten Sie mindestens bis zur Rente aufbewahren.

Da das Finanzamt rückwirkend 10 Jahre lang für die Steuer relevante Unterlagen nach- bzw. einfordern kann, sollten Rechnungen und Belege, welche für die Steuererklärung wichtig sind ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.

 

 

Was müssen Unternehmen und selbstständige beachten?

Alle Unterlagen, welche die Buchhaltung betreffen müssen Sie zwingend 10 Jahre lang aufbewahren.

Dazu zählen Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Bilanzen, Rechnungen sowie die Buchführung an sich.
Zusätzlich hierzu gehören weitere Unterlagen, welche zwar nicht direkt mit der Buchführung selbst zutun haben, aber im Falle einer Buchprüfung eventuell relevant sind.
Die Aufbewahrung darf durchaus in elektronischer Form geschehen, da es keinen zwang gibt Dokumente im Original aufzubewahren.
Das gilt jedoch nicht für die Jahresabschlüsse sowie die Eröffnungsbilanz.

Alle Unterlagen, welche die Lohnbuchhaltung betreffen, aber auch sämtliche Korrespondenzen des Geschäfts müssen 6 Jahre lang aufbewahrt werden:
Hierzu gehören unter anderem Geschäftsbriefe (eingehende sowie ausgehende), Kalkulationen, Angebote oder Preislisten.

Alle, für die Steuer nicht relevante Unterlagen dürfen Sie ebenfalls nach Ablauf der 6 Jahre vernichten.

Was soll nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist mit den Unterlagen geschehen?

Da es keine gesetzlichen Vorschriften oder Richtlinien darüber gibt, wo und wie sie Ihre Akten aufbewahren, haben Sie hier viele Möglichkeiten.
Wichtig ist laut Steuerrecht nur, dass die Unterlagen auf nationalem Boden gelagert sind und sichergestellt ist, dass ein Zugriff in angemessener zeit möglich ist.

Soll die Vernichtung der Unterlagen stattfinden, so muss hier der Datenschutz beachtet werden.
So müssen die Unterlagen und Dokumente unlesbar und geschreddert sein, sodass man keine Rückschlüsse auf Unternehmen bzw. beteiligte Personen ziehen kann.

 

 

Ab Mai 2018 wird durch die DSGVO zwar einiges geändert, glücklicherweise galt aber bereits vorher ein sehr hohes Niveau in Sachen Datenschutz hier bei uns in Deutschland.


Nimmt also der Datenschutz bei Ihnen bisher einen (hohen) Stellenwert ein, so verschaffen Sie sich hier einen kleinen Vorteil.
Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass die Änderungen hierzulande nicht so viele sein werden, wie in anderen EU-Staaten.

Sind Ihnen die Grundsätze im Datenschutz bekannt, so haben Sie es hier etwas leichter. –  An vielen dieser Grundsätze ändert sich nichts.

 

 

So bleibt beispielsweise der Grundsatz des Verbots mit Erlaubnisvorbehalt weiterhin bestehen.
Soll heißen, dass die Erhebung, Nutzung und Verarbeitung persönlicher Daten verboten ist, außer Sie holen sich die Erlaubnis ein.
Die Erlaubnis kann durch die Einwilligung der betroffenen Person oder aber durch gesetzliche Regelungen (BDSG, DSGVO) entstehen.

Sie dürfen aber nur solche Daten und so viele Daten verarbeiten und erheben, wie auch wirklich benötigt werden („Datensparsamkeit“).

Die erhobenen Daten dürfen nur zu dem Zweck verarbeitet werden, für welche Sie auch tatsächlich erhoben sind und die Daten müssen sowohl vom Inhalt her als auch von der Sachlichkeit immer aktuell und richtig gehalten werden.

Hier gibt es aber auch neue Grundsätze wie z.B. in Artikel 32 DSGVO festgehalten.

In Artikel 32 DSGVO wird festgelegt, dass diejenigen, welche die Daten verarbeiten, ein Schutzniveau gewährleisten müssen, welches sich an der Schutzbedürftigkeit der jeweiligen persönlichen Daten orientiert.

Artikel 32 DSGVO
„Sicherheit der Verarbeitung“

Im letzten Jahr haben wir uns mit dem „Recht auf Vergessenwerden“ beschäftigt – dieses Thema ist also nicht neu.

Hierzu wurde entschieden, dass unter bestimmten Voraussetzungen von Bürgern der EU verlangt werden kann, dass Suchmaschinen bestimmte Suchergebnisse nicht mehr zeigen.
Kurz heißt das, dass das Recht auf Vergessenwerden den Anspruch auf die Löschung oder Sperre persönlicher Daten, wenn keine Berechtigung für die Verwendung vorliegt, beschreibt.
Wichtig zu wissen ist, dass man dieses Recht nicht nur gegen Suchmaschinen nutzen kann. Jedes Unternehmen, welches die persönlichen Daten erhebt und verarbeitet ist hier mit eingeschlossen.

Artikel 17 DSGVO
„Recht auf Löschung“

Sieht man sich die DSGVO genauer an, so fällt auf, dass vieles aus unseren bisherigen Gesetzen zum Datenschutz sich nicht groß geändert hat.
Neu hinzugekommen ist aber das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Durch diesen Artikel entsteht die Möglichkeit, persönliche Daten zu einem anderen Unternehmen (Anbieter) zu übernehmen. Sie können als Nutzer also von den für Ihre Daten verantwortlichen Personen verlangen, Ihre persönlichen Daten an den neuen Verantwortlichen weiterzugeben.
Das macht einige Dinge, wie den Wechsel der Bank, Telefonanbieter, Arbeitgeberwechsel etc. für Sie als Nutzer etwas einfacher.
Wichtig ist hier aber zu wissen, dass es bei der Umsetzung einige Hürden zumeistern gibt. Hierzu sollte man sich individuellen Rat einholen.

Ebenfalls neu ist die Pflicht der Rechenschaft.

Art. 5 DSGVO
Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Absatz II: „Der Verantwortliche ist für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und muss dessen Einhaltung nachweisen können („Rechenschaftspflicht“).“

Ein wichtiger Punkt, denn hier bedarf es einer einwandfreien Dokumentation über die Einhaltung der Richtlinien zum Datenschutz.
Sie sollten wissen, dass man hier zukünftig wesentlich höhere Bußgelder als bisher verhängen kann.

 

 

Außerdem müssen Sie sich – gerade wenn es beispielsweise um die Zusendung von Newsletter geht – vorher die Einwilligung Ihres Kunden
einholen. Oft schiebt man dieses Thema bei Seite – Aber es ist wichtiger denn je.

Über die Form und weitere Anforderungen zur Einwilligung informieren wir noch einmal gesondert.
Soviel sei aber gesagt – ein reines Opt-In- Kästchen reicht nicht aus.

Die DSGVO soll die Richtlinien zum Datenschutz aller EU-Mitgliedsstaaten vereinheitlichen.

DSGVO

Geregelt wird die Verarbeitung persönlicher (personenbezogener) Daten durch öffentliche Stellen sowie private Unternehmen.

Es soll sichergestellt werden, dass diese Daten sowohl innerhalb der EU, als auch innerhalb des EU-Binnenmarktes einem gewissen Schutz unterliegen

Zu den personenbezogenen Daten zählen laut DSGVO u.a. Daten wie z. B.  E-Mail-Adressen, Angaben zur Person wie Name, Wohnort, IP-Adressen, Kontodaten, Standortdaten, KFZ-Kennzeichen, Geburtstag, Cookies.

Hier findet keine Unterscheidung zwischen privaten, öffentlichen oder arbeitsbezogenen persönlichen Daten einer Person statt. Im Vordergrund steht der Schutz der Person selbst.

Sicherheit

Ziel ist also, das Datenschutzrecht zu vereinheitlichen, so dass auch Unternehmer künftig Vertrauen in ein einheitliches Datenschutzrecht haben können. (Es müssen also nicht mehr Kenntnisse über alle Datenschutzgesetze der jeweiligen EU-Länder vorhanden sein)

Wichtig zu wissen ist auch, dass die neue Datenschutzverordnung auch außerhalb der EU gilt, allerdings nur wenn Unternehmen eine Niederlassung in der EU haben, oder personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.

Die DSGVO betrifft alle Unternehmen, welche aktiv im Internet unterwegs sind. Es wird sich zukünftig einiges durch die neue Verordnung ändern.

 

Datenschutz

 

Wir werden uns weiterhin mit diesem Thema beschäftigen und einige Änderungen etwas näher erläutern.

 

Auch, wenn das neue Jahr noch jung ist, ist es dennoch höchste Zeit gesetzliche Neuerungen für sich einzuordnen und innerhalb des Unternehmens umzusetzen.

Gerade zum Thema „Datenschutz“ kommt eine Menge auf uns zu.

Datenschutz

Ab Mai 2018 tritt die DSGVO in Kraft. Bis zu diesem Zeitpunkt gilt das Bundesdatenschutzgesetz. Das DSGVO löst dieses dann ab dem 25.05.2018 ab.

Die DSGVO (Datenschutz Grundverordnung) soll die Gesetze aller EU-Mitgliedsstaaten, welche dem Schutz der Privatsphäre und Datensicherheit dienen, zusammenschließen.
So sollen alle Datenschutzgesetze der verschiedenen EU-Staaten vereinheitlicht und miteinander harmonisiert werden.

Insgesamt wird das Gesetz 99 Artikel umfassen.

Das Bundesdatenschutzgesetz wird also in seiner jetzigen Form ab dem 25. Mai 2018 nicht mehr gültig sein.

ABER es findet keine vollständige Ablösung des Bundesdatenschutzgesetzes durch das DSVGO statt, so wie es die vorherrschende Meinung ist.

Das Bundesdatenschutzgesetz, so wie wir es derzeit kennen, erhält eine Überarbeitung.

Somit wird man ab Mai 2018 also 2 Gesetze zum Datenschutz beachten müssen.

Datenschutzgrundverordnung

Die Privatsphäre ist ein hohes Gut, welches Schutzbedürftig ist – so ist es wichtig und richtig gesetzliche Regelungen zu schaffen. Dennoch kann man davon ausgehen, dass es ab Mai schwieriger wird, den Datenschutz richtig auszuführen.

Aus diesem Grunde werden wir in den kommenden Wochen eine Reihe zu Neuerungen im Datenschutz für Sie veröffentlichen, damit Sie vollständig informiert werden und somit gut vorbereitet sind.

Die Vorweihnachtszeit hat begonnen und es dauert nicht mehr lange, bis die Weihnachtstage und damit verbundene Urlaubstage da sind.

Urlaub

In diesem Jahr hatten wir viele verschiedene Themen.

Mitunter haben wir uns damit beschäftigt, was zu beachten ist, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub oder aus sonstigen Gründen Abwesend ist.
Genau hierauf möchten wir an dieser Stelle noch einmal eingehen.

Urlaub oder Abwesenheit – Was tun mit eingehenden E-Mails?

Viele Mitarbeiter erweitern die Weihnachtsfeiertage mit einigen Urlaubstagen, um eine entspannte Weihnachtszeit mit der Familie verbringen zu können. Wichtig hierbei ist, dass geregelt wird, was mit eingehenden E-Mails geschieht. Werden diese an einen anderen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet oder findet sich hierfür eine andere Lösung?

Weihnachtszeit

Wir haben für Sie in unserem Beitrag einige Vorschläge, dessen Umsetzung einfach und schnell vonstatten geht.

Sollten Sie hierbei Hilfe benötigen, stehen wir Ihnen natürlich gern mit Rat und Tat zur Seite.