Mit der EU-Whistleblower-Richtlinie setzte die Europäische Union einen neuen Standard für den Schutz von Hinweisgebern. Deutschland hat sich Zeit gelassen, diese Richtlinie in nationales Recht umzusetzen. Doch seit dem 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft.
Unternehmen ab 249 Beschäftigten sind seitdem in der Pflicht eine interne Meldestelle einzurichten. Kleinere Unternehmen, ab 49 Mitarbeitern, durften sich bislang über eine verlängerte Übergangsphase freuen. Diese Sonderbehandlung endete jedoch am 17. Dezember 2023. Seitdem sind auch sie angehalten, die notwendigen Schritte im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu vollziehen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz – Ein Überblick
Das Hinweisgeberschutzgesetz bildet das Fundament für einen verbesserten Schutz von Hinweisgebern in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Es verpflichtet Unternehmen dazu, interne Meldekanäle zu schaffen, über die Mitarbeiter Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden können, ohne Repressalien fürchten zu müssen.
Zu den zentralen Bestandteilen des HinSchG gehören:
- Einrichtung interner Meldestellen: Unternehmen müssen sichere Systeme etablieren, die es Mitarbeitern ermöglichen, Verstöße vertraulich zu melden.
- Schutz der Hinweisgeber: Das Gesetz sieht vor, dass Personen, die Missstände melden, vor Vergeltung, Diskriminierung oder anderen negativen Konsequenzen geschützt werden.
- Bearbeitung von Meldungen: Unternehmen sind verpflichtet, eingehende Hinweise angemessen und zeitnah zu bearbeiten und die Hinweisgeber über den Fortschritt und die Ergebnisse zu informieren.
Diese Bestimmungen sind nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern bieten Unternehmen auch die Möglichkeit, Vertrauen und Integrität im Arbeitsumfeld zu stärken.
Umsetzung im Unternehmen - Bedeutung eines sicheren Meldekanals
Bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Einrichtung eines sicheren Meldekanals entscheidend. Ein solcher Kanal sollte über die Funktionalitäten einer einfachen Telefon-Hotline oder eines physischen Briefkastens hinausgehen.
Vielmehr sind hier vor allem digitale Lösungen gefragt, die Verschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen bieten, um die Vertraulichkeit der Meldungen und Identität der Hinweisgeber zu schützen. Die Identität aller in der Meldung erwähnten Personen ist ebenfalls vertraulich zu behandeln.
Allerdings ist die Identität eines Hinweisgebers, der vorsätzlich Falschinformationen meldet, nach dem HinSchG nicht geschützt. Ein Missbrauch in diesem Sinne kann ernste Konsequenzen haben.
Bearbeitung und Meldung von Verstößen
Die interne Meldestelle bestätigt den Eingang eines Hinweises innerhalb einer Woche. Danach wird die Meldung über einen Zeitraum von bis zu drei Monaten bearbeitet, was weitere Kommunikation mit dem Hinweisgeber über den Meldekanal erfordern kann.
Nach maximal drei Monaten erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung mit Details zu den ergriffenen und geplanten Maßnahmen. Anschließend gibt es eine vierwöchige Review-Phase, in der der Hinweisgeber nochmals mit der Meldestelle kommunizieren kann. Nach dieser Phase ist kein weiterer Austausch möglich, die Meldung wird geschlossen, archiviert und nach drei Jahren automatisch gelöscht.
Die Meldestellen bearbeiten Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind. Darunter fallen zum Beispiel Betrug, Korruption, Datenschutzverletzungen oder Diskriminierung.
Deshalb haben Hinweisgeber, neben den internen Meldestellen, immer die Möglichkeit sich bei einer der externen Meldestellen des Bundes zu melden. Diese werden vom Bundesamt für Finanzen, dem Bundesamt für Justiz und dem Bundeskartellamt betrieben.
Es ist aber zu beachten, dass Meldungen, die Informationen zur nationalen Sicherheit oder Sicherheitsinteressen des Staates beinhalten, nicht in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Die meldenden Personen sind in diesem Fall nicht durch das Gesetz geschützt.
Eine interessante Option für Unternehmen ist die Möglichkeit gemeinsame Meldestellen zu betreiben. Dies bietet eine kosteneffiziente Lösung, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung durch die zuständigen Personen, um die Vertraulichkeit und Unabhängigkeit für jedes beteiligte Unternehmen sicherzustellen.
Betrieb der Meldestelle
Die für den Meldekanal zuständigen Mitarbeiter müssen speziell geschult und auf Vertraulichkeit verpflichtet werden. Sie dürfen zwar neben der Tätigkeit für die interne Meldestelle auch andere Aufgaben und Pflichten ausüben, aber diese dürfen nicht zu Interessenskonflikten führen. Aus diesem Grund ist sicherzustellen, dass ausschließlich die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff auf den Meldekanal haben.
Ein externer Dienstleister kann Unternehmen bei der Implementierung des HinSchG unterstützen, indem er seine Expertise in der Einrichtung von Meldekanälen, der Durchführung von Schulungen und der Entwicklung von Richtlinien zur Handhabung von Meldungen bereitstellt.
Konsequenzen bei Missachtung
Wie bereits anfangs erwähnt hatten Unternehmen von 49 bis 249 Beschäftigte noch bis 17.12.2023 Zeit für die Umsetzung. Organisationen, die diese Frist nicht einhalten, drohen Bußgelder von bis zu 20.000 EUR.
Die LOROP GmbH bietet kompetente Unterstützung, um Bußgelder zu vermeiden und die gesetzlichen Anforderungen souverän zu meistern. Kontaktieren Sie uns noch heute, um sich über unsere maßgeschneiderten Lösungen zu informieren und Ihre Organisation auf den richtigen Weg zu bringen.
