So findest du die richtige Videokonferenzlösung für dein Team

In der heutigen Arbeitswelt wird nicht mehr nur im Büro, sondern auch von zuhause oder unterwegs gearbeitet. Gerade in Teams, die nicht räumlich beieinander sein können, ist die Kommunikation über Chat- und Videokonferenz-Software wichtig, damit die nahtlose Zusammenarbeit auch weiterhin funktioniert. Hier möchten wir dir die wichtigsten Entscheidungskriterien und Informationen mit auf den Weg geben, um das passende Tool zu finden und die Teamkommunikation damit zu verbessern.

Werden dir über Anwendungsfälle und Anforderungen klar

Möchtest du das Kommunikationstool für ein kleines Projektteam oder für dein ganzes Unternehmen nutzen? Welche Funktionen sind für deine Arbeit unerlässlich – z.B. das Freigeben des eigenen Bildschirms oder der Austausch von Dateien – und auf welchen Betriebssystemen soll es laufen können? Auch Themen wie verfügbares Budget oder benötigte IT-Infrastruktur sind wichtige Auswahlkriterien, die dich bei der Anschaffung eines Videokonferenz-Systems berücksichtigen solltest.

Einige Beispiele aus der Praxis

Skype ist für den Text-, Audio- und Video-Chat zwischen einzelnen Mitarbeitern und für kleine Gruppen gut geeignet. Dahingegen ist Microsoft Teams auf die fortlaufende Kommunikation von größeren Gruppen und sogar ganzen Organisationen ausgerichtet und bietet viele Zusatzfunktionen, wie die Integration mit Wiki-, Notiz- und Projektmanagement-Tools. Zoom ist auch für größere Gruppen konzipiert, dort aber nicht für die fortlaufende Zusammenarbeit, sondern für einzelne Termine wie Meetings oder Schulungen. Diese bekannten Videokonferenz-Lösungen sind aber nicht die einzigen Optionen. Vielleicht hat eine von deinem ganzen Unternehmen genutzte Software wie z.B. Projektplanungs- oder Intranet-Lösung, bereits eine integrierte Videoanruf-Funktion. Wenn du dir nicht sicher bist, welches Videokonferenz-System zu deinem Unternehmen passt, frag einfach mal in deinem Team, ob jemand einen guten Vorschlag hat.

Tipps für die Zusammenarbeit in Videokonferenzräumen

Wenn du Videokonferenzen nicht nur für gelegentliche Meetings, sondern für die tagtägliche Zusammenarbeit einsetzen möchtest, haben wir noch einige Tipps. Richte dir für jede Abteilung/jedes Projekt eigene Kanäle bzw. virtuelle Räume ein, damit jeder nur die jeweils relevanten Chatnachrichten und Konferenz-Einladungen erhält und so konzentrierter arbeiten kann. Auch könnte es hilfreich sein, gemeinsam eine chat- und videokonferenzfreie (oder zumindest reduzierte) Zeit zu vereinbaren, in der jeder fokussiert nachdenken und die eigenen Aufgaben bearbeiten kann. Nutzt du und dein Team, wenn vorhanden, auch die Status-Funktion um zu verhindern, dass Kollegen dich per Videoanruf erreichen wollen, während du am Telefon, in der Pause oder beim Kunden bist.

Nutzt du Videokonferenzsysteme im dienstlichen Umfeld, achte bitte darauf, dass dein Unternehmen mit dem Anbieter des Videokonferenzsystems einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen hat.

Wenn du technische Fragen rund um internetbasierte Video- und Audio-Anrufe hast, kannst du dich einfach an uns wenden – wir helfen gerne!