Jedes Unternehmen führt über seine Mitarbeiter eine Personalakte. Hier sind alle Unterlagen zusammengefasst, die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen.
Dies sind beispielsweise die Bewerbung des Mitarbeiters, dessen Zeugnisse, der Arbeitsvertrag, Angaben zur Kranken- und Rentenversicherung u.ä.m.
Nicht in die Personalakte gehören u.a. Notizen des Arbeitgebers über die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers oder eine Liste von Krankheitstagen und Krankheitsgründen. Gleiches gilt auch für die Religionszugehörigkeit oder die politische Ausrichtung des Arbeitnehmers.
Die elektronische Personalakte, die mittlerweile vielerorts verwendet wird, ist nichts anderes als eine Sammlung dieser Unterlagen durch ein EDV-System. Dieses ersetzt dann die konventionelle Papierakte.
Bei der automatisierten Verarbeitung der personenbezogenen Daten und der Führung einer solchen digitalen Akte spielt der Datenschutz eine besondere Rolle.
Die Datenverarbeitung unterliegt hier einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt, die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten ist in der Regel nur mit der Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters möglich.
Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer vor dessen Einwilligung auf den vorgesehenen Zweck der Datenspeicherung hinweisen, sowie ggf. auf die Folgen bei Verweigerung der Einwilligung.
Diese Einwilligung muss schriftlich, kann jedoch auch im Rahmen des Arbeitsvertrages erfolgen. Wichtig ist dann, dass dies im Vertragstext besonders hervorgehoben werden muss. Ohne Einwilligung des Mitarbeiters ist die Führung der elektronischen Personalakte auch dann möglich, wenn die Speicherung seiner Daten der Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnisses entspricht.
Der Arbeitnehmer hat laut der Vorschrift des Betriebsverfassungsgesetzes das Recht zur Einsicht in seine Personalakte, inklusive der Möglichkeit, sich Notizen zu machen. Die Möglichkeit der Einsichtnahme besteht ohne Nachweis des Grundes.
Führen Sie bereits elektronische Personalakten und es bestehen noch Unsicherheiten oder möchten Sie zukünftig elektronische Personalakten führen? Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gern mit Rat und Tat zur Seite!
