Haben Sie in Ihrem Unternehmen auch seitenlange Checklisten, Fragebögen oder andere Formulare sowie riesige Tabellendateien? Dann können Sie sich möglicherweise viel Aufwand in der Zukunft ersparen, wenn Sie diese als Web- oder Datenbankanwendung entwickeln lassen. Hier erfahren Sie anhand eines konkreten Beispiels, welche Vorteile dies bringt und wie der Ablauf solcher Projekte ist.
Vorteile von Datenbank- und Webanwendungen gegenüber Tabellen und Formularen
Momentan arbeiten wir an einem Portal für unsere Datenschutzabteilung. Eine Funktion davon soll sein, den langen Fragebogen zur Ist-Analyse als Web-Oberfläche abzubilden. Wir hatten aber auch schon Kunden, dessen Papierformulare wir als Datenbanklösung digitalisiert haben. Ein solches Vorgehen hat im Allgemeinen folgende Vorteile:
Es gibt nur eine Kopie, die immer aktuell ist
Haben Sie es auch schon erlebt, dass Ihre Kollegen in deren Version z.B. einer wichtigen Excel-Tabelle einen komplett anderen Stand hatten, als Sie? Das kann bei Datenbank- und Webanwendungen nicht mehr passieren. Statt mehrerer Kopien einer Datei mit variierender Aktualität gibt es nur noch eine Version, die automatisch auf dem Laufenden gehalten und zwischen allen daran Mitarbeitenden synchronisiert wird.
Sie können festlegen, wer was sehen und bearbeiten kann
Bei einem PDF-Formular oder einer Excel-Tabelle können alle, die Schreibzugriff darauf haben, auch alles bearbeiten und einsehen. Bei Datenbanken und Webanwendungen können Sie bestimmte Bereiche und Aktionen mit Zugriffsrechten für bestimmte Personenkreise versehen.
Einfachere Auswertung
Statt jedem Ihrer Kunden ein Word-Dokument mit einem Fragebogen zu schicken, könnten Sie auch einen Web-Link verschicken. Alle Antworten und Resultate könnten Sie dann in einem zentralen Ort auswerten und vergleichen. Zusätzlich lassen sich hilfreiche Auswertungsansichten und Berichte erstellen.
Ablauf der Umsetzung
Jetzt haben Sie drei der größten Vorteile gesehen, aber fragen sich vielleicht, wie Sie Ihr Dokument in eine Web- oder Datenbankanwendung umsetzen sollen. Das geht auf Ihrer Seite relativ einfach. Als erstes müssen Sie einen passenden Dienstleister finden und ihm Ihre Anforderungen schildern. Danach werden diese analysiert und Sie erhalten daraus eine Aufwandsschätzung und ein darauf basiertes Angebot. Nehmen Sie es an, wird sich ein Datenbankspezialist überlegen, wie er oder Sie Ihre Formularfelder oder Tabellenspalten in einer Datenbank abbilden kann. Designer und Programmierer arbeiten dann an der Benutzeroberfläche Ihrer Webanwendung oder Ihres Datenbankprogramms sowie an den von Ihnen gewünschten Funktionen (wie z.B. Zugriffsrechte, Einträge bearbeiten, Benutzer anlegen etc). Zum Schluss wird die Anwendung getestet, nach Rücksprache mit Ihnen in Betrieb genommen und ggf. eine Mitarbeiterschulung durchgeführt. Danach ist der Dienstleister oft auf Wunsch weiterhin im Bereich Support und Wartung der Anwendung für Sie tätig.
Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Vorhaben
Als langjähriger Dienstleister für Datenbank- und Webentwicklung begleiten wir Sie gerne bei Ihrem Projekt – von der ersten Beratung bis zur langfristigen Wartung und Betreuung. Sie können jederzeit gerne Kontakt mit uns aufnehmen.
