Die (Sommer)Urlaubszeit hat begonnen! Viele befinden sich schon im Urlaub oder sind auf dem Weg dorthin. Letzte Arbeiten vor der Abwesenheit sind zu erledigen, damit während dieser Zeit auch weiterhin alles rund läuft.
Was haben Sie für Ihre Abwesenheit mit Ihrem dienstlichen E-Mail-Account geplant?
Ruht dieser und bleiben alle Mails ungelesen?
Hier besteht natürlich die Gefahr, dass wichtige Mails nicht bearbeitet und ggfs. Fristen versäumt werden. Gleiches gilt für die Abwesenheit wegen Krankheit.
Gerne wird in diesem Fall eine Weiterleitung der Mails an Kollegen eingerichtet oder Zugriffsrechte für Andere auf den E-Mail-Account eingeräumt.
Die Frage ist, ob solche Weiterleitungen oder die Vergabe von Zugriffsrechten mit dem Datenschutz konform gehen?
Hierzu haben wir folgende Möglichkeiten für Sie:
- Sie lesen während Ihrer Abwesenheit Ihre Mails und beantworten diese – dann benötigen Sie keine Weiterleitung oder müssen keine Zugriffsberechtigung vergeben. Sinnvoll ist dies jedoch nicht, denn Urlaub ist Urlaub und Krankheit ist Krankheit – vielleicht ist man auch gar nicht in der Lage, seine E-Mails zu lesen.
- Sie richten eine Weiterleitung ein oder vergeben Zugriffsrechte. Es gibt jedoch für diese Fälle keine eindeutige Rechtsprechung. Entscheidend ist auf jeden Fall, ob in Ihrem Unternehmen die private Nutzung Ihres dienstlichen E-Mail-Accounts erlaubt ist. Ist dies der Fall, dann ist nach bisheriger Meinung der Zugriff auf Ihre Mails durch Vorgesetzte oder Kolleg/innen nicht zulässig. Ihr Vorgesetzter dürfte auch nicht von Ihnen verlangen, dass Sie dem Zugriff auf Ihren E-Mail-Account zustimmen – es würde dann nämlich an der erforderlichen Freiwilligkeit der Zustimmung fehlen. Im Übrigen geht es grundsätzlich auch darum, dass der Absender sicher sein kann, dass seine Mail bei dem von ihm gewünschten Adressaten ankommt, um ihn ggfs. vor Schaden zu bewahren.
- Die beste Lösung ist sicherlich, einen Auto-Responder (Abwesenheits-Benachrichtigung) einzurichten. Weisen Sie darauf hin, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet wird. Informieren Sie den Absender der Mail über die Dauer Ihrer Abwesenheit. Optimal ist, wenn Sie außerdem Ihre Vertretung angeben, mit Namen, E-Mail-Adresse und ggfs. Telefonnummer. Der Absender kann so sicher sein, dass seine Mail nicht unbefugt gelesen wird und kann selber entscheiden, ob sein Anliegen von einer anderen Person bearbeitet werden soll, oder er lieber auf Ihre Rückkehr wartet.
Nun sind Sie bestens vorbereitet und können Ihren Urlaub genießen oder sich bei Abwesenheit durch Krankheit in Ruhe auskurieren.
Für den Sommerurlaub wünschen wir Ihnen erholsame Tage und einen wundervollen Urlaub.
