Aufbewahren oder Aussortieren?

Wer kennt es nicht – in den Schränken wimmelt es nur so von Ordnern.
Inhalt sind meist wichtige Papiere wie Steuerunterlagen, Personalunterlagen, Verträge etc.

Hier stellt sich die Frage, ob man manche Unterlagen nicht aussortieren und somit Platz für Neues schaffen kann oder man diese aufbewahren muss?
Wichtig ist, dass Sie nicht alle Unterlagen einfach aussortieren können.

Verträge oder Steuerunterlagen unterliegen einer gesetzlichen Aufberwahrungsfrist.
Eines sollte Ihnen jedoch bewusst sein –Sie müssen nicht alle Unterlagen  Leben lang aufbewahren.

Möchte man den Aktenschrank sortieren, sollte man sich als Erstes Gedanken darüber machen, welche Unterlagen schnell griffbereit sein müssen.
Ähnlich wie bei der richtigen Archivierung gilt es auch hier ein System anzulegen.

Unterlagen, welche entsorgt werden können, darf man jedoch nicht einfach in den Papiermüll werfen.

In Unternehmen wird meist mit sensiblen, persönlichen Daten umgegangen – hier heißt es also – Schreddern…
Auch beim Schreddern ist einiges zu beachten, so dürfen laut Datenschutz, persönliche Daten nach dem Schreddern nicht mehr sichtbar sein.
Das heißt aber auch, dass ein einfacher Schredder zur Vernichtung der Unterlagen nicht ausreichend ist.
Die Unterlagen müssen so geschreddert sein, dass ein nachträgliches (wieder-)Zusammensetzen nicht möglich ist.

 

 

Wie sieht es mit der Ablage bzw. dem Vernichten elektronischer Daten aus?

Grundsätzlich muss all das, was auf dem elektronischen Wege empfangen wurde auch genauso gespeichert werden.
Rechnungen, welche steuerliche Relevanz besitzen, müssen beispielsweise elektronisch gespeichert werden, sofern man sie per E-Mail erhalten hat.
Gleiches gilt für Verträge oder z.B. Urkunden.

Tipp: Sollten Sie Tankrechnungen steuerlich absetzen, so empfiehlt es sich, diese zu scannen oder zu kopieren.
Das Thermokopierpapier, auf welchem solche Rechnungen gedruckt sind, verbleicht nach einiger Zeit – somit kann es hier zu Problemen kommen, wenn man keine Kopie der Rechnung vorliegen hat.

Das Gesetz regelt Aufbewahrungsfristen von 6 bis hin zu 10 Jahren.

Doch welche Unterlagen muss man 6 Jahre und welche 10 Jahre aufbewahren?

Steuerliche Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Bilanzen etc. müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren.
Danach kann man diese wie oben beschrieben schreddern und entsorgen.

 

Für den privaten Haushalt gilt:
Ausweise, Führerschein, Geburtsurkunden sowie Sterbeurkunden von Angehörigen sollte man lebenslang aufbewahren.

Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Unterlagen zur Rentenversicherung, Arbeitslosigkeit oder Arbeitsunfähigkeit sollten Sie mindestens bis zur Rente aufbewahren.

Da das Finanzamt rückwirkend 10 Jahre lang für die Steuer relevante Unterlagen nach- bzw. einfordern kann, sollten Rechnungen und Belege, welche für die Steuererklärung wichtig sind ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.

 

 

Was müssen Unternehmen und selbstständige beachten?

Alle Unterlagen, welche die Buchhaltung betreffen müssen Sie zwingend 10 Jahre lang aufbewahren.

Dazu zählen Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Bilanzen, Rechnungen sowie die Buchführung an sich.
Zusätzlich hierzu gehören weitere Unterlagen, welche zwar nicht direkt mit der Buchführung selbst zutun haben, aber im Falle einer Buchprüfung eventuell relevant sind.
Die Aufbewahrung darf durchaus in elektronischer Form geschehen, da es keinen zwang gibt Dokumente im Original aufzubewahren.
Das gilt jedoch nicht für die Jahresabschlüsse sowie die Eröffnungsbilanz.

Alle Unterlagen, welche die Lohnbuchhaltung betreffen, aber auch sämtliche Korrespondenzen des Geschäfts müssen 6 Jahre lang aufbewahrt werden:
Hierzu gehören unter anderem Geschäftsbriefe (eingehende sowie ausgehende), Kalkulationen, Angebote oder Preislisten.

Alle, für die Steuer nicht relevante Unterlagen dürfen Sie ebenfalls nach Ablauf der 6 Jahre vernichten.

Was soll nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist mit den Unterlagen geschehen?

Da es keine gesetzlichen Vorschriften oder Richtlinien darüber gibt, wo und wie sie Ihre Akten aufbewahren, haben Sie hier viele Möglichkeiten.
Wichtig ist laut Steuerrecht nur, dass die Unterlagen auf nationalem Boden gelagert sind und sichergestellt ist, dass ein Zugriff in angemessener zeit möglich ist.

Soll die Vernichtung der Unterlagen stattfinden, so muss hier der Datenschutz beachtet werden.
So müssen die Unterlagen und Dokumente unlesbar und geschreddert sein, sodass man keine Rückschlüsse auf Unternehmen bzw. beteiligte Personen ziehen kann.

 

 

Wie archiviert man richtig!?

In unserem heutigen Zeitalter denkt man eigentlich, man könnte ein Büro papierlos halten. Auch wenn dies eine schöne Vorstellung ist, ist diese leider noch nicht komplett umsetzbar.

Geschäftsunterlagen wie z.B. Verträge sämtlicher Art, Datenschutzvereinbarungen etc. müssen handschriftlich unterschrieben im Original vorliegen – somit kann man hier nicht ausschließlich elektronisch archivieren.

Was aber genau sind (wichtige) Dokumente, welche unser Geschäftsleben beeinflussen und prägen?
Unterlagen wie Verträge, Bestellungen, Dokumentationen und Berichterstattung zu internen und externen Abläufen gehören zu Geschäftsdokumenten.

Die meisten dieser Vorgänge werden ausgedruckt und in Papierform abgelegt. Sei es, weil – wie oben erwähnt – diese Unterlagen handschriftlich unterzeichnet worden sind, oder aber weil eine Ablage in Papierform vorgeschrieben ist.

 

Archivieren

 

Wichtig bei der richtigen Archivierung ist, dass jeder befugte den Ablageort bzw. die -kategorie zu jeder Zeit nachvollziehen und auffinden kann.

Damit zuständige Mitarbeiter die gesuchten Unterlagen immer ohne viel Aufwand finden können, lohnt es sich, ein System bei der Archivierung zu entwickeln.

Unterlagen in verschiedene Kategorien zu unterteilen macht hier viel Sinn.
Teilt man die Vorgänge z.B. nach Inhalten wie z.B. Verträge, Projetbearbeitung, Eingangsrechnungen etc. ein, so hat man hier bereits ein gutes System entwickelt.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die einheitliche Kennzeichnung der verschiedenen Akten. Hier sollte jeder Mitarbeiter immer den gleichen Kennzeichnungsstil verwenden, damit auch an dieser Stelle ein einheitliches Bild entsteht.
Auch sollte man die Ordner mit Jahreszahlen kennzeichnen, damit die doppelte Vergabe von Kennzeichnungen vermieden wird und somit nicht das Problem entsteht, dass der Überblick verloren geht.

 

Außerdem: Nicht jedes bedruckte Papier muss aufgehoben werden. Es ist sinnvoll überflüssige Infomaterialien, Broschüren und Prospekte gleich auszusortieren und zu entsorgt.

 

Welches System für die Archivierung sinnvoll ist, das hängt ganz von Ihren Vorlieben und Gegebenheiten ab. Vom Hängeregister bis hin zu den „normalen“ Aktenordnern gibt es viel Auswahl. Jedes Unternehmen sollte das für sich passende System auswählen.

Außerdem sollte man im vornherein überlegen, wie oft auf die verschiedenen Unterlagen zugegriffen werden muss. Müssen die Unterlagen jederzeit griffbereit im Büro stehen, so bieten sich Aktenordner an. Unterlagen, die eher unangetastet bleiben, lassen sich auch gut in Archivierungskartons verstauen.

 

Auch beim Archivieren von geschäftlichen Unterlagen gibt es gesetzliche Richtlinien zu beachten.

 

Archiv

 

Wie die Archivierung erfolgen muss, steht immer in Abhängigkeit zum jeweiligen Dokument.
Wichtig zu wissen ist, dass auch Kleinunternehmer zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

Im Grunde sind lediglich zwei gesetzliche Richtlinien für die richtige Archivierung in Betracht zu ziehen.
Zum einen das Handelsgesetzbuch (HGB) und zum anderen die Abgabenverordnung (AO).

Hier finden Sie die jeweiligen Archivierungsfristen.

Je nachdem welche Art von Unternehmensunterlagen Sie archivieren möchten, betragen die Fristen sechs oder zehn Jahre.

 

Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt beispielsweise für Jahresabschlüsse oder Organisationsunterlagen.

 

Beachten Sie bitte, dass die Unterlagen über den kompletten Zeitraum hin lesbar bleiben müssen.
Die Archivierung sollte also besser nicht in staubigen und oder feuchten Räumen erfolgen.
Außerdem sollten die Räume, in denen die archivierten Unterlagen verstaut werden sollen, eine gute Belüftung haben. Unbefugte Personen sollten diesen Raum nicht betreten können.

 

Register

Ein Blick zurück

Das Jahr neigt sich dem Ende und es verbleiben nur noch wenige Stunden, bis wir uns von 2017 verabschieden und das Jahr 2018 begrüßen können.

Das ist die richtige Zeit, um einen Blick auf die vergangenen Monate zu werfen.

Der Rückblick zeigt, dass wir uns mit vielen vielfältigen Themen beschäftigt haben. Diese wollen wir nun noch einmal in Erinnerung rufen.

Rückblick

Warum? – Weil all diese Themen auch für das kommende Jahr relevant und interessant sind.

Also – los geht´s:

Im Januar stand für uns das Thema “SEO” im Fokus und es ging darum, wie relevant SEO für die eigene Internetseite ist.

Im Anschluss daran haben die Themen rund um den Datenschutz mehr raum auf unserem Blog eingenommen.
Hier haben wir Ihnen z.B. ein Merkblatt zum Thema “Gebote zum Datenschutz” zur Verfügung gestellt, denn gerade hier sind einige wichtige Punkte zu beachten.
Doch auch beim Arbeiten mit einer Cloud gibt es bzgl. des Datenschutzes einiges zu wissen.

Blick

Blicken wir auf den Mai zurück, so haben wir uns mit dem Thema “Mitarbeitervorstellungen” beschäftigt.

Interessant war, dass die Vorstellung der Mitarbeiter bzw. des Teams auf der eigenen Website nicht nur Vertrauen beim Kunden schafft. Auch für die Kundenbetreuung und -bindung ist die Teamvorstellung von hohem Wert.

Puzzle

Arbeiten von Zuhause mit dem Datenschutz zu vereinbaren ist nicht immer ganz einfach. Was hier zu beachten ist, damit haben wir uns im Juni beschäftigt.
Die Jahresmitte hielt aber noch weitere spannende Themen bereit. So ging es darum, ob eine Cyber-Versicherung Ihnen hilfreich sein kann oder wie man mit “verdächtigen Nachrichten” im E-Mailpostfach umgehen sollte.

“Durch PC-Kenntnisse zum (un)freiwilligen Helfer werden…” – so läuteten wir den Juli ein.

Wir fragten bei unserem Datenschutzbeauftragen nach und erhielten von ihm einen kleinen Einblick in seine Arbeit.
Dabei stellten wir fest, dass die Urlaubszeit vor der Türe steht. So beschäftigten wir uns damit, was während Urlaubszeiten oder Abwesenheit mit eingehenden Mails geschehen sollte.

Blick

Der August stand im Zeichen des Arbeitnehmers – so beschäftigte uns die Frage, was eine elektronische Personalakte ist, was sie beinhaltet, wie man mit dieser Personalakte umgehen muss oder was dort nicht hineingehört.
Auch der Umgang mit Mitarbeiterfotos interessierte uns sehr. Wie darf ich diese verwenden und welche rechtlichen Vorgaben gibt es hier?
Außerdem hat unsere Praktikantin zum Abschluss ihres Einsatzes bei uns einen kleinen Bericht verfasst. Dieser gab einen Einblick in Ihre Zeit bei uns sowie Ihre Erlebnisse.

Wie man Mitarbeiter richtig Motiviert, darum ging es im September.
Hier haben wir uns auch damit beschäftigt, wie eine Verschlüsselung im heutigen Zeitalter funktioniert und welche Möglichkeiten uns gegeben werden.

Der Oktober drehte sich um Zahlen.

Warum 1 Megabyte nicht 1048576 Byte sind oder weshalb das ABC auch eine Zahl sein kann, haben wir auseinander genommen und erklärt.

Damit Sie auch in Sachen “Viren und deren Verbreitung” gut informiert sind, haben wir uns mit den verschiedenen Arten von Viren beschäftigt und aufgezeigt, wie (einfach) sich diese verbreiten können.

Binärcode

Nicht zu vergessen ist unser Fotoshooting gegen Krebs.

Setze ein Zeichen gegen Krebs

Rückblickend können wir also feststellen, dass wir eine breite Palette von Themen bearbeitet haben, welche Ihnen in Ihrem Alltag, sowohl privat als auch geschäftlich, weiterhelfen sollten.

Auch im kommenden Jahr werden wir wieder viele informative Berichte veröffentlichen und Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Wir wünschen unseren Lesern einen guten Rutsch ins Jahr 2018 und  freuen uns Sie bald wieder auf unserem Blog begrüßen zu können, denn auch im Jahr 2018 haben wir wieder vieles vor.

Setze ein Zeichen gegen Krebs – Rückblick

Am 08.10.2017 fand das Shooting „Setze ein Zeichen gegen Krebs“ statt.

Ziel war es, an Krebs erkrankten Frauen einen Tag zu schenken, an dem sie und ihre Bedürfnisse im Vordergrund stehen und nicht die Krankheit mit ihren Begleiterscheinungen.

Wir hatten einen tollen Tag mit den Teilnehmerinnen. Doch wie erging es ihnen? Wir haben sie gefragt!

Shooting
Krebs bei Frauen
Shooting
Krebsshooting

Herzlichen Dank an Euch lieben 4 für Euer freimütiges Resumé. Wir sind stolz, dass wir unser Ziel erreichen konnten, euch bleibende Erinnerungen zu schenken. Euer Mut und Eure Lebensfreude haben uns inspiriert und tief beeindruckt.
Dadurch konnten wir durch Euch über unser Ziel hinausschießen.

 

Ein Dank für die großzügige Unterstützung an:

Tiffany´s Catering                       MeisterWerk Dallgow
MadebyKnospe                             Recoveryoursmile
LillymeetsLola                              Kostüme.com
Zoeva                                              Essence
Smart Immofinance

Auch in der Regionalzeitung “BraWo” gab es einen kleinen Artikel über unser Shooting.
Diesen finden Sie hier.

Webinar – Einfache Lösung für Weiterbildungen? 

War es vor einigen Jahrzehnten noch Pflicht, bei einem Seminar Anwesenheit zu zeigen (meist auf Kosten der eigenen Freizeit), so ist es heutzutage üblich, Weiterbildungsmaßnahmen  während der Arbeitszeit oder auch daheim zu absolvieren.

Fernstudiengänge sind das klassische Vorbild – aber auch hier werden sogenannte Präsenztage durchgeführt.

Bei einem Webinar entfällt die Präsenz jedoch vollständig.
In Online-Klassenräumen werden die Lerninhalte an die Teilnehmer weitergegeben.

Webinar


Vorteil
ist, dass Wissenshungrige an Seminaren zu ihren Fachbereichen bzw. Interessengebieten ohne viel Zeitaufwand teilnehmen können.

Es stellt sich dennoch die Frage, ob Webinare als Standard etabliert werden sollten?!

Schließlich entfällt in einer technisch-virtuell fortlaufend wachsenden Gesellschaft eine weitere Möglichkeit, mit anderen Menschen in direkte Interaktion zu kommen – Austausch, Bindung, kurz: soziales Miteinander.

Hier einmal kurz die Vorteile für Webinare im Überblick.

Flexibilität – Das Webinar passt sich Ihren Terminen an!
Sie können von überall zu jeder Zeit teilnehmen, denn es gibt keine vorgeschriebenen Tage, Uhrzeiten oder Orte.  Sie können sich hochgeladene Videos anschauen, welche den jeweiligen Lernstoff vermitteln. Auch das Lerntempo ist dadurch variabel und somit auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Sie können jederzeit das Video anhalten, neu starten oder wiederholen.

Kosteneffizienz
Raummieten, Reisekosten sowie Kosten für die Verpflegung entfallen hier gänzlich. Selbst Personalkosten werden auf ein Minimum reduziert.

Umfassende Kundenbetreuung
Allerdings indirekt. Einem einzelnen Referenten ist es möglich, einen großen Kundenstamm ohne Einsparung an der Qualität zu betreuen. Auch regionale Grenzen entfallen. Es ist egal, ob der Referent in Berlin sitzt und der Teilnehmer in Hamburg, München oder London. Videochats, Online-Chats u. Ä. stehen zur schnellen Frageklärung und/oder zum Informationsaustausch zur Verfügung.

Brainstorming


Vorteil für den Arbeitgeber

Wer seine Mitarbeiter gut geschult sehen möchte, muss Weiterbildungsmöglichkeiten schaffen.
Ein Arbeitgeber kann allerdings nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig entbehren. Eine Möglichkeit ist, ein Büro oder einen Besprechungsraum lang- oder kurzfristig zum Seminarraum umzufunktionieren. Dort können sich die zu schulenden Mitarbeiter treffen, am Webinar teilnehmen und sich im Anschluss austauschen. Auch hier fallen Kosten weg (Reisekosten, ggf. Kosten für die Unterkunft etc.).

Wer sich für das Angebot und/oder die Nutzung von Webinaren interessiert, fragt sich, welche Voraussetzungen sie mit sich bringen.

Ein internetfähiger Arbeitsplatz (PC, Notebook, mobiles Endgerät etc.) ist Grundvoraussetzung. Die Verbindung zum Internet muss stabil sein, da sonst das Webinar abgebrochen wird, sobald die Verbindung zwischendurch abbricht ist.

Möchte man Webinare anbieten und durchführen, so sind ebenfalls die o.g. Voraussetzungen nötig. Außerdem muss eine einfache Anmeldung zum Webinar möglich sein. Hier bieten verschiedene Anbieter Softwarelösungen, welche die einfache Registrierung/Anmeldung und Durchführung von Webinaren gewährleisten.

Wenn alle nötigen Voraussetzungen vorliegen, bleibt nur noch zu klären, in welchen Bereichen der Einsatz von Webinaren sinnvoll ist:

  • Softwareschulungen/Softwareeinführungen innerhalb eines Unternehmens
  • Auffrischung von Inhalten innerhalb eines Unternehmens
  • Produkteinführungen – die Mitarbeiter müssen hingehend der Anwendung, Marktstrategie und Zielgruppe informiert werden
  • ein Vorgesetzter informiert zu einem bestimmten Thema, ist jedoch zum anberaumten Termin selbst verhindert

startup
Dies sind nur einige Möglichkeiten.

 

Wünschen Sie sich eine fachgerechte Beratung und Planung zum Einsatz von Webinaren in Ihrem Unternehmen?

Wir stehen Ihnen gerne zur Seite, dieses Angebot der unkomplizierten Weiterbildungsmöglichkeit auf Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und selbstverständlich auf Sie zuzuschneiden!

 

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Motivierte Mitarbeiter – Aber wie??

Zum Thema “Richtige Motivation von Mitarbeitern”, “Mitarbeiter-Events” und “Teambuilding-Maßnahmen”,… gibt es eine Vielzahl an Artikeln, Studien und Feststellungen.

Die Kernaussage ist bei allen Gleich – Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter nur dann ihr volles Potential nutzen und so das Unternehmen voranbringen, wenn sie motiviert sind.

Mitarbeiter

Wie fühlen sich Ihre Mitarbeiter richtig motiviert?

Zeigen Sie Interesse! Geben Sie Raum für Ideen und lassen Sie die Mitarbeiter selbst z.B. ein Mitarbeiter-Event gestalten.

Seien wir ehrlich – Wer mag schon Events, die ohne jeglicher Einbeziehung von Wünschen und Bedürfnissen von Mitarbeitern organisiert werden?! Am Ende sind solche Events für alle Beteiligten anstrengend und hinterlassen keine schönen Erinnerungen.

Klar ist, man kann es nicht jedem Mitarbeiter recht machen. Denn je größer das Team, desto umfangreicher werden die Bedürfnisse und Vorstellungen eines gelungenen Events. Doch jeder von uns weiß, wie wichtig Mitarbeitermotivation dennoch ist.

Was können Sie tun, damit ihr Team trotz der ganzen eben beschriebenen Umstände funktioniert wie “ein Schweizer Uhrwerk”?

Zusammenarbeit

Drehen Sie den Spieß doch einmal um und lassen Sie Ihre Angestellten ein Event ihrer Wahl planen. Schon bei der Einigung, was gemacht werden soll, und die anschließende Vorstellung der Idee in der Chefetage sind Bestandteile des Teambuildings.

Es stellt sich jedoch die Frage, ob man Mitarbeiter nur durch Events, höheres Gehalt und Firmenwagen langfristig motivieren kann?

Hier kann man ganz klar sagen: NEIN!

Es gibt einige Faktoren, die die Motivation der Mitarbeiter grundlegend beeinflussen.

Jeder Chef wünscht sich, dass sein Angestellter „mit Herz dabei ist..“

Emotionen können aber nicht nur durch Lob oder ähnlichem geweckt werden.

Team

Was löst bei einem Mitarbeiter Emotionen aus?
  • Dem Mitarbeiter macht der Job spaß,
  • Seine Ziele stimmen mit dem des Unternehmens überein,
  • Er kann und darf sich weiterentwickeln,
  • Er wird sowohl vom Chef als auch vom Vorgesetzten als Mensch gesehen.

Der Mitarbeiter soll ein Zugehörigkeitsgefühl entwickeln und nicht nur für sein Gehalt, sondern auch für den Erfolg der Firma arbeiten – da sind die richtigen Emotionen essenziell.

Leider ist in vielen Unternehmen ein traditioneller, direkter Führungsstil an der Tagesordnung. – Durch diesen Führungsstil wird der Spielraum für Ideen und Kreativität gänzlich bei Seite geschafft – Folge: Gerade junge Leute und Absolventen haben unter solch einem Führungsstil zu leiden und verlieren ihre Motivation.

Um die Motivation zu fördern, sollten viele verschiedene Führungsstile ineinander greifen und gemeinsam angewendet werden. Hier werden auch Sie als Führungskraft gefordert sein, denn schließlich müssen Sie neben Ihren Hauptaufgaben je nach Situation dialogbereit, kommunikativ aber auch durchsetzungsstark sein.

ABER es lohnt sich. Heutzutage stehen für Angestellten nicht mehr nur materielle Dinge im Vordergrund, sondern viel mehr das Klima um sie herum. Viele Arbeitnehmer haben zunehmend wegen des schlechten Führungsstils der „Chefetage“ den Job gewechselt.

Fassen wir nochmal zusammen:
Seien Sie ein Teil der Kollegenschaft, nehmen Sie Ideen und Fragen ernst, hören Sie zu und gehen Sie darauf konstruktiv ein  macht Sie das zu einen guten Chef!

Hände

Der Wunsch nach Anerkennung ist tief in unserem Wesen verankert und beeinflusst stetig unser Handeln. Für seine Leistungen möchte man auch gelobt werden!

Entscheidend ist aber wie und vor allem wann gelobt wird. Echtes Lob kann durchaus von überschwänglichen Lobpreisungen eines Mitarbeiters unterschieden werden. Wird „falsch“ gelobt, kann das sogar negative Auswirkungen haben.

Leistungen oder Erfolge der Mitarbeiter zu wertschätzen und das mit einem Lob auszudrücken bedarf aber nicht immer großer Worte – manchmal reicht ein kleiner Zettel oder eine E-Mail völlig aus.

Es gibt eine Vielzahl an Faktoren, die das Tun und die Motivation des Mitarbeiters beeinflussen.

Fazit:

Nehmen Sie sich Zeit für jeden Ihrer Mitarbeiter. Lernen Sie jeden einzelnen kennen, denn durch Ihr aufrichtiges Interesse erfahren Sie von Ihrem Mitarbeiter wie man ihn motivieren kann. Nehmen Sie an dem Leben des Angestellten in Ihrem Unternehmen teil.

 

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Unsere Praktikantin erzählt…

Für gewöhnlich haben wir nur Praktikanten, die in den Bereichen IT-Service oder Programmierung eingesetzt werden.
Nun aber durften wir erstmals eine Praktikantin im Bereich Verwaltung begrüßen.

Ende Mai 2017 kam Irene zu uns in die LOROP GmbH.

Im Rahmen Ihrer Berufsausbildung zur Kauffrau für Büromanagement müssen Praktika in den Prüfungswahlthemen absolviert werden.
Da Irene das Thema „Sekretariat“ gewählt hat, führte Ihr Weg zu uns.

Uns interessiert natürlich brennend, wie Irene die Zeit im Office verbracht hat, welche Erfahrungen Sie sammeln konnte und wie Ihr Eindruck von der Arbeit innerhalb der LOROP GmbH so ist.
Aus diesem Grunde hat Sie uns Ihren Erfahrungsbericht über Ihr Praktikum zur Verfügung gestellt und war so lieb uns zu erlauben, diesen hier zu veröffentlichen.

 

Praktikantin

Am 29.05.2017 war es soweit, ich habe mit meinem Ausbildungspraktikum bei der LOROP GmbH, im Berliner Bezirk Schöneberg/Mitte, begonnen.
Die Büroräume, also auch mein aktueller Praktikumsplatz, befinden sich in der Landgrafenstraße 16, in 10787 Berlin.

Kurz etwas zur LOROP GmbH:

Es handelt sich um ein IT-Unternehmen, welches Dienstleistungen rund um die IT anbietet. Von Beratung bis hin zu Verkauf und Installation von Hardware kann die LOROP GmbH weiterhelfen.

Gegründet im Jahre 2005 war der erste Geschäftssitz in der Moritzstraße in Berlin-Spandau. Das tägliche Kerngeschäft umfasst alle Themen des IT-Service, Datenschutz und Individualprogrammierung.

Im Rahmen meines Praktikums durfte ich das Team der LOROP an drei Tagen die Woche unterstützen.
Während dieser Zeit wurde ich von Nora betreut. Sie ist seit 2009 für das Unternehmen tätig und leitet diesen Bereich seit 2010 eigenständig.

Mein Tätigkeitsbereich bei der LOROP GmbH konzentrierte sich auf meinen ersten Wahlqua­lifikationsbereich – Empfang und Sekretariat bzw. Verwaltung.

An meinem ersten Praktikumstag habe ich meinen Arbeitsplatz eingerichtet, zudem bekam ich einen Überblick über die Büroräume und die Mitarbeiter des Unternehmens. Nora beantwortete all meine Fragen und half mir mich zurechtzufinden. Sie gab mir die Zeit mich mit allen Ordnern und Themen auseinanderzusetzen, die unseren Alltag bestimmen.

Zu meinen Aufgaben im Praktikum gehörten die Buchhaltung, die Stammdatenpflege, das Telefonieren mit Kunden, Erstellen eines Kundenangebots, Unterlagen den verschiedenen Ordner zuordnen und allgemeine Aufgaben, wie das Herrichten des Besprechungsraums, die Postbearbeitung und Recherchen.

Zu einen meiner ersten Ausgaben gehörte Kunden über einen kostenlosen Service der LO­ROP GmbH zu informieren. Mit Hilfe von E-Mails setzt das Unternehmen regelmäßig Ihre Kunden über Viren und Trojaner in Kenntnis.

Die Kundenpflege ist dort dementsprechend ein wichtiges Thema.

Im Allgemeinen reagieren Kunden positiv auf diesen Service und willigten der Verwendung der E-Mailadresse ein.

Diese E-Mailadressen, welche ich vom Kunden bekam, trug ich in das entsprechende Feld in der Kundenmaske ein.
Nora führte mich in den darauffolgenden Tagen in die Buchhaltung ein. Und erklärte mir, welchen Zweck Rechnungsbuch, Wechselordner etc. haben. Außerdem erklärte mir Nora, dass diese Ordner immer an den aktuellen Monat angepasst werden.

Ab diesem Zeitpunkt gehörte die Bearbeitung der Eingangsrechnungen zu meinen Aufgaben.
Des Weiteren ist das Einpflegen neuer Kunden in die Kundendatenbank ein weiter wichtiger Teil meiner Aufgaben.

Hier habe ich von Nora für die Zeit meines Praktikums die Verantwortung übertragen bekommen.

Durch die täglich eingehenden Anrufe von Kunden der LOROP GmbH bin ich immer im Kundenkontakt und durfte für mich feststellen, dass mir das großen Spaß macht.

Zu wissen, dass wir den Kunden mit Ihren Fragen zum PC, Hardware oder Installationen binnen wenigen Minuten weiterhelfen können, finde ich persönlich sehr klasse –

“[…] Der Dienstleistungsgedanke wird hier großgeschrieben und vollkommen durch alle Mitarbeiter gelebt.”

Zu den großen Herausforderungen zählte für mich das Erstellen von Kundenangeboten und Rechnungen. Hier musste ich lernen einige Dinge zu unterscheiden, was mir oft etwas schwer viel – ABER Nora ließ mich nicht im Stich, sodass ich am Ende auch hier Erfolge erzielen konnte.
Weitere Aufgaben stellten die Annahme der täglich anfallenden Post und die Zuordnung in die verschiedenen Ordner dar.

Um einen Überblick über anstehende Termine oder abwesende Mitarbeiter zu erhalten, ist der morgendliche Blick in den Teamkalender unerlässlich – hier ist auf einen Blick alles zu sehen, was man für den Tag wissen muss. Das Nora diesen Teamkalender so penibel pflegt, hat mich sehr beeindruckt.

Aufgabe im Praktikum

Es kamen aber auch immer wieder einige kreative Aufträge auf mich zu. Zwei Aufgaben machten mir besonders viel Spaß. Nora zeigte mir, dass sie dabei war für die LOROP GmbH eine Werbebroschüre zu entwerfen. Hier standen bereits erste Entwürfe bezüglich der Texte und Bilder. Hier bekam ich die Aufgabe zum einen für das Titelblatt ein passendes Bild aus einer kostenpflichtigen Bilddatenbank rauszusuchen. Sie ließ mir hierbei absoluten Freiraum der Gestaltung.

Ich legte Nora einige Vorschläge vor und ich freute mich sehr als Ihr einer meiner Vorschläge so gut gefiel, dass nun die Titelseite der entstehenden Broschüre bereits fertig ist. Des Weiteren suchte ich auch für weitere Seiten passende Bilder und auch hier schlugen meine Vorschläge auf Begeisterung und wurden in den Entwurf mit aufgenommen.

Das Entwerfen und Gestalten der Firmenbroschüre war für mich ein Erfolgserlebnis. Ein Teil zur Entwicklung der ersten Werbebroschüre beigetragen zu haben, macht mich besonders stolz.

Mein zweiter großer Einsatz im Bereich Kreativität war das Entwerfen eines Headers für die Beiträge auf dem Blog der LOROP GmbH. Hier gestaltete es sich jedoch etwas schwieriger, da Nora schon mehrere Vorschläge bekommen hatte, diese ihr aber nicht gefielen und sie eigentlich selbst nicht wirklich wusste in welche Richtung das Ganze gestalterisch gehen sollte. Ich machte mich trotz allem motiviert und vollem Elan ans Werk. Letztendlich gab ich die entscheidende Idee die Nora gefehlt hatte. Gemeinsam entwarfen wir das Design für den Blog.
Hier das Ergebnis:

Kreativ im Praktikum

Spannend fand ich auch das Datenschutz-Seminar, an dem ich zweimal teilnahm. Winfried Hofmann, der Datenschutzbeauftragte der LOROP GmbH führte durch die Schulung. Dort erfuhr ich viele interessante und wichtige Informationen zum Datenschutz. Fragen wie „Was sind „personenbezogene Daten“?“, “Wie kann ich die Löschung meiner Daten beantragen?“ oder „Welche Rechte habe ich beim Missbrauch meiner Daten?“ wurden hier anhand einer Präsentation beantwortet. Man konnte auch zwischendurch zusätzlich Fragen stellen.

Ich nahm sogar an einem Datenschutz-Quiz teil, bei dem ich ganz gut abschnitt.

Zum Schluss kann ich sagen, dass ich in den drei Monaten meines Praktikums bei der LOROP GmbH einiges Wissenswerte und Wichtige, für meine Ausbildung zur Kauffrau für Büroma­nagement mitnehmen konnte. Das Praktikum hat mir Spaß gemacht und die Zeit verging leider wie im Fluge.

 

Nun gehe zurück ins “Rotkreuz-Institut Bildungswerk“, um meine Zwischenprüfung vorzubereiten und diese dann auch Erfolgreich abzulegen.

 

An dieser Stelle möchten wir uns bei Irene für die gute Zusammenarbeit während des Praktikums bedanken. Nicht nur für Sie war es eine besondere Zeit, auch wir haben eine Menge dazugelernt und uns wurden neue Blickwinkel eröffnet. Vielen Dank dafür!