Aufbewahren oder Aussortieren?
Wer kennt es nicht – in den Schränken wimmelt es nur so von Ordnern.
Inhalt sind meist wichtige Papiere wie Steuerunterlagen, Personalunterlagen, Verträge etc.
Hier stellt sich die Frage, ob man manche Unterlagen nicht aussortieren und somit Platz für Neues schaffen kann oder man diese aufbewahren muss?
Wichtig ist, dass Sie nicht alle Unterlagen einfach aussortieren können.
Verträge oder Steuerunterlagen unterliegen einer gesetzlichen Aufberwahrungsfrist.
Eines sollte Ihnen jedoch bewusst sein –Sie müssen nicht alle Unterlagen Leben lang aufbewahren.
Möchte man den Aktenschrank sortieren, sollte man sich als Erstes Gedanken darüber machen, welche Unterlagen schnell griffbereit sein müssen.
Ähnlich wie bei der richtigen Archivierung gilt es auch hier ein System anzulegen.
Unterlagen, welche entsorgt werden können, darf man jedoch nicht einfach in den Papiermüll werfen.
In Unternehmen wird meist mit sensiblen, persönlichen Daten umgegangen – hier heißt es also – Schreddern…
Auch beim Schreddern ist einiges zu beachten, so dürfen laut Datenschutz, persönliche Daten nach dem Schreddern nicht mehr sichtbar sein.
Das heißt aber auch, dass ein einfacher Schredder zur Vernichtung der Unterlagen nicht ausreichend ist.
Die Unterlagen müssen so geschreddert sein, dass ein nachträgliches (wieder-)Zusammensetzen nicht möglich ist.
Wie sieht es mit der Ablage bzw. dem Vernichten elektronischer Daten aus?
Grundsätzlich muss all das, was auf dem elektronischen Wege empfangen wurde auch genauso gespeichert werden.
Rechnungen, welche steuerliche Relevanz besitzen, müssen beispielsweise elektronisch gespeichert werden, sofern man sie per E-Mail erhalten hat.
Gleiches gilt für Verträge oder z.B. Urkunden.
Tipp: Sollten Sie Tankrechnungen steuerlich absetzen, so empfiehlt es sich, diese zu scannen oder zu kopieren.
Das Thermokopierpapier, auf welchem solche Rechnungen gedruckt sind, verbleicht nach einiger Zeit – somit kann es hier zu Problemen kommen, wenn man keine Kopie der Rechnung vorliegen hat.
Das Gesetz regelt Aufbewahrungsfristen von 6 bis hin zu 10 Jahren.
Doch welche Unterlagen muss man 6 Jahre und welche 10 Jahre aufbewahren?
Steuerliche Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Bilanzen etc. müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren.
Danach kann man diese wie oben beschrieben schreddern und entsorgen.
Für den privaten Haushalt gilt:
Ausweise, Führerschein, Geburtsurkunden sowie Sterbeurkunden von Angehörigen sollte man lebenslang aufbewahren.
Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Unterlagen zur Rentenversicherung, Arbeitslosigkeit oder Arbeitsunfähigkeit sollten Sie mindestens bis zur Rente aufbewahren.
Da das Finanzamt rückwirkend 10 Jahre lang für die Steuer relevante Unterlagen nach- bzw. einfordern kann, sollten Rechnungen und Belege, welche für die Steuererklärung wichtig sind ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.
Was müssen Unternehmen und selbstständige beachten?
Alle Unterlagen, welche die Buchhaltung betreffen müssen Sie zwingend 10 Jahre lang aufbewahren.
Dazu zählen Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Bilanzen, Rechnungen sowie die Buchführung an sich.
Zusätzlich hierzu gehören weitere Unterlagen, welche zwar nicht direkt mit der Buchführung selbst zutun haben, aber im Falle einer Buchprüfung eventuell relevant sind.
Die Aufbewahrung darf durchaus in elektronischer Form geschehen, da es keinen zwang gibt Dokumente im Original aufzubewahren.
Das gilt jedoch nicht für die Jahresabschlüsse sowie die Eröffnungsbilanz.
Alle Unterlagen, welche die Lohnbuchhaltung betreffen, aber auch sämtliche Korrespondenzen des Geschäfts müssen 6 Jahre lang aufbewahrt werden:
Hierzu gehören unter anderem Geschäftsbriefe (eingehende sowie ausgehende), Kalkulationen, Angebote oder Preislisten.
Alle, für die Steuer nicht relevante Unterlagen dürfen Sie ebenfalls nach Ablauf der 6 Jahre vernichten.
Was soll nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist mit den Unterlagen geschehen?
Da es keine gesetzlichen Vorschriften oder Richtlinien darüber gibt, wo und wie sie Ihre Akten aufbewahren, haben Sie hier viele Möglichkeiten.
Wichtig ist laut Steuerrecht nur, dass die Unterlagen auf nationalem Boden gelagert sind und sichergestellt ist, dass ein Zugriff in angemessener zeit möglich ist.
Soll die Vernichtung der Unterlagen stattfinden, so muss hier der Datenschutz beachtet werden.
So müssen die Unterlagen und Dokumente unlesbar und geschreddert sein, sodass man keine Rückschlüsse auf Unternehmen bzw. beteiligte Personen ziehen kann.
