Wie archiviert man richtig!?

In unserem heutigen Zeitalter denkt man eigentlich, man könnte ein Büro papierlos halten. Auch wenn dies eine schöne Vorstellung ist, ist diese leider noch nicht komplett umsetzbar.

Geschäftsunterlagen wie z.B. Verträge sämtlicher Art, Datenschutzvereinbarungen etc. müssen handschriftlich unterschrieben im Original vorliegen – somit kann man hier nicht ausschließlich elektronisch archivieren.

Was aber genau sind (wichtige) Dokumente, welche unser Geschäftsleben beeinflussen und prägen?
Unterlagen wie Verträge, Bestellungen, Dokumentationen und Berichterstattung zu internen und externen Abläufen gehören zu Geschäftsdokumenten.

Die meisten dieser Vorgänge werden ausgedruckt und in Papierform abgelegt. Sei es, weil – wie oben erwähnt – diese Unterlagen handschriftlich unterzeichnet worden sind, oder aber weil eine Ablage in Papierform vorgeschrieben ist.

 

Archivieren

 

Wichtig bei der richtigen Archivierung ist, dass jeder befugte den Ablageort bzw. die -kategorie zu jeder Zeit nachvollziehen und auffinden kann.

Damit zuständige Mitarbeiter die gesuchten Unterlagen immer ohne viel Aufwand finden können, lohnt es sich, ein System bei der Archivierung zu entwickeln.

Unterlagen in verschiedene Kategorien zu unterteilen macht hier viel Sinn.
Teilt man die Vorgänge z.B. nach Inhalten wie z.B. Verträge, Projetbearbeitung, Eingangsrechnungen etc. ein, so hat man hier bereits ein gutes System entwickelt.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die einheitliche Kennzeichnung der verschiedenen Akten. Hier sollte jeder Mitarbeiter immer den gleichen Kennzeichnungsstil verwenden, damit auch an dieser Stelle ein einheitliches Bild entsteht.
Auch sollte man die Ordner mit Jahreszahlen kennzeichnen, damit die doppelte Vergabe von Kennzeichnungen vermieden wird und somit nicht das Problem entsteht, dass der Überblick verloren geht.

 

Außerdem: Nicht jedes bedruckte Papier muss aufgehoben werden. Es ist sinnvoll überflüssige Infomaterialien, Broschüren und Prospekte gleich auszusortieren und zu entsorgt.

 

Welches System für die Archivierung sinnvoll ist, das hängt ganz von Ihren Vorlieben und Gegebenheiten ab. Vom Hängeregister bis hin zu den „normalen“ Aktenordnern gibt es viel Auswahl. Jedes Unternehmen sollte das für sich passende System auswählen.

Außerdem sollte man im vornherein überlegen, wie oft auf die verschiedenen Unterlagen zugegriffen werden muss. Müssen die Unterlagen jederzeit griffbereit im Büro stehen, so bieten sich Aktenordner an. Unterlagen, die eher unangetastet bleiben, lassen sich auch gut in Archivierungskartons verstauen.

 

Auch beim Archivieren von geschäftlichen Unterlagen gibt es gesetzliche Richtlinien zu beachten.

 

Archiv

 

Wie die Archivierung erfolgen muss, steht immer in Abhängigkeit zum jeweiligen Dokument.
Wichtig zu wissen ist, dass auch Kleinunternehmer zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

Im Grunde sind lediglich zwei gesetzliche Richtlinien für die richtige Archivierung in Betracht zu ziehen.
Zum einen das Handelsgesetzbuch (HGB) und zum anderen die Abgabenverordnung (AO).

Hier finden Sie die jeweiligen Archivierungsfristen.

Je nachdem welche Art von Unternehmensunterlagen Sie archivieren möchten, betragen die Fristen sechs oder zehn Jahre.

 

Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt beispielsweise für Jahresabschlüsse oder Organisationsunterlagen.

 

Beachten Sie bitte, dass die Unterlagen über den kompletten Zeitraum hin lesbar bleiben müssen.
Die Archivierung sollte also besser nicht in staubigen und oder feuchten Räumen erfolgen.
Außerdem sollten die Räume, in denen die archivierten Unterlagen verstaut werden sollen, eine gute Belüftung haben. Unbefugte Personen sollten diesen Raum nicht betreten können.

 

Register

Mitarbeiterschulungen als Vorbereitung auf die DSGVO

In den vergangenen Wochen drehte sich bei uns alles um die DSGVO, welche in diesem Jahr einzug hält.
Doch wie bereitet man sich am besten darauf vor?

 

An erster Stelle stehen entsprechende Mitarbeiterschulungen, denn nur, wenn jeder Mitarbeiter bzgl. der neuen Richtlinien zum Datenschutz einwandfreie Kenntnisse hat, kann eine problemlose Umsetzung erfolgen.

Hier stellt sich die Frage, wie solche Schulungen am besten durchzuführen sind?!

Man darf dieses Thema nicht unterschätzen. So sollte nur jemand die Schulung durchführen, wenn lückenloses Wissen im Datenschutz vorhanden ist und man auf solche Mitarbeiterschulungen vorbereitet ist.

 

Mitarbeiterschulungen

 

Außerdem muss es sich beim Schulungsleiter gem. Artikel 39 Absatz 1a DSGVO und Paragraph 7 Absatz 1.1 BDSG um einen Datenschutzbeauftragten handeln.

 

Doch nicht nur der Schulungsleiter ist ausschlaggebend für den Erfolg bei den Mitarbeitern.

Es ist wie damals zu Schulzeiten – Fächer, welche uns interessiert haben, da lief es wie am Schnürchen und Lerninhalte konnten sich einfach eingeprägt werden.

Nun ist der Datenschutz aber nicht vergleichbar mit einem Schulfach, da hier viel tiefergehende Kenntnisse und Voraussetzungen vorliegen müssen.

Allerdings lässt sich eines auf den Datenschutz anwenden – „..ist Interesse vorhanden, lässt sich der Schulungsinhalt einfacher verstehen, merken und umsetzen!“

Es liegt also ein Augenmerk darauf, die Schulungen so interessant zu gestalten, dass die Mitarbeiter sich den Inhalt nicht nur für die Zeit der Schulung merken, sondern diesen verinnerlichen, verstehen und am wichtigsten, richtig anwenden.

Der Datenschutz bietet viele Hürden – diese gilt es im täglichen Arbeitsalltag zu meistern.

 

Reagieren Sie nicht zu spät!
Die Inhalte einer Datenschutzschulung sind meist umfangreich – je häufiger also solche Schulungen durchgeführt werden, desto effektiver wird der Datenschutz in den Alltag integriert.

Gehen Sie auch andere Wege!

Es mag banal klingen, aber so manchem helfen kleine Spiele innerhalb einer Schulung, das gelernte besser zu verstehen.
Lassen Sie sich also kleine Spiele einfallen, welche in Schulungen integriert werden können.

Auf Augenhöhe sein!

Wichtig ist auch, dass Schulungen nicht das typische „Lehrer-Schüler“-Gefühl auslösen.
Besser lässt sich vieles vermitteln, wenn man den Mitarbeitern/Kollegen auf Augenhöhe begegnet – Schließlich sind ja Grundkenntnisse zum Datenschutz immer vorhanden.

 

Datenschutz

 

Verschiedene Möglichkeiten nutzen!
Muss es immer eine „direkte Schulung“ – also von angesicht zu angesicht sein?

Vielleicht lassen sich auch Medien mit einbeziehen.
Viele Mitarbeiter nehmen Visuell schneller Sachverhalte auf.

 

Auch die Möglichkeit, Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz mittels Webinar durchzuführen, sollte man in Betracht ziehen.

 

Bei allen gegebenen Möglichkeiten ist es jedoch unerlässlich, sich jemanden an die Seite zu holen, welcher Schulungen professionell durchführt. So kann man davon ausgehen, dass die nötigen und wichtigen Kenntnisse vorhanden sind und das Wissen zu den verschiedenen Themen ebenfalls vorliegt. Sollten Sie sich unsicher sein oder eine Datenschutzschulung in Ihrem Unternehmen planen, so stehen wir Ihnen selbstverständlich gern beratend zur Seite.
Unsere externen Datenschutzbeauftragen werden die Mitarbeiterschulungen gern für Sie übernehmen und Ihr Unternehmen diesbezüglich unterstützen.