Für gewöhnlich haben wir nur Praktikanten, die in den Bereichen IT-Service oder Programmierung eingesetzt werden.
Nun aber durften wir erstmals eine Praktikantin im Bereich Verwaltung begrüßen.

Ende Mai 2017 kam Irene zu uns in die LOROP GmbH.

Im Rahmen Ihrer Berufsausbildung zur Kauffrau für Büromanagement müssen Praktika in den Prüfungswahlthemen absolviert werden.
Da Irene das Thema „Sekretariat“ gewählt hat, führte Ihr Weg zu uns.

Uns interessiert natürlich brennend, wie Irene die Zeit im Office verbracht hat, welche Erfahrungen Sie sammeln konnte und wie Ihr Eindruck von der Arbeit innerhalb der LOROP GmbH so ist.
Aus diesem Grunde hat Sie uns Ihren Erfahrungsbericht über Ihr Praktikum zur Verfügung gestellt und war so lieb uns zu erlauben, diesen hier zu veröffentlichen.

 

Praktikantin

Am 29.05.2017 war es soweit, ich habe mit meinem Ausbildungspraktikum bei der LOROP GmbH, im Berliner Bezirk Schöneberg/Mitte, begonnen.
Die Büroräume, also auch mein aktueller Praktikumsplatz, befinden sich in der Landgrafenstraße 16, in 10787 Berlin.

Kurz etwas zur LOROP GmbH:

Es handelt sich um ein IT-Unternehmen, welches Dienstleistungen rund um die IT anbietet. Von Beratung bis hin zu Verkauf und Installation von Hardware kann die LOROP GmbH weiterhelfen.

Gegründet im Jahre 2005 war der erste Geschäftssitz in der Moritzstraße in Berlin-Spandau. Das tägliche Kerngeschäft umfasst alle Themen des IT-Service, Datenschutz und Individualprogrammierung.

Im Rahmen meines Praktikums durfte ich das Team der LOROP an drei Tagen die Woche unterstützen.
Während dieser Zeit wurde ich von Nora betreut. Sie ist seit 2009 für das Unternehmen tätig und leitet diesen Bereich seit 2010 eigenständig.

Mein Tätigkeitsbereich bei der LOROP GmbH konzentrierte sich auf meinen ersten Wahlqua­lifikationsbereich – Empfang und Sekretariat bzw. Verwaltung.

An meinem ersten Praktikumstag habe ich meinen Arbeitsplatz eingerichtet, zudem bekam ich einen Überblick über die Büroräume und die Mitarbeiter des Unternehmens. Nora beantwortete all meine Fragen und half mir mich zurechtzufinden. Sie gab mir die Zeit mich mit allen Ordnern und Themen auseinanderzusetzen, die unseren Alltag bestimmen.

Zu meinen Aufgaben im Praktikum gehörten die Buchhaltung, die Stammdatenpflege, das Telefonieren mit Kunden, Erstellen eines Kundenangebots, Unterlagen den verschiedenen Ordner zuordnen und allgemeine Aufgaben, wie das Herrichten des Besprechungsraums, die Postbearbeitung und Recherchen.

Zu einen meiner ersten Ausgaben gehörte Kunden über einen kostenlosen Service der LO­ROP GmbH zu informieren. Mit Hilfe von E-Mails setzt das Unternehmen regelmäßig Ihre Kunden über Viren und Trojaner in Kenntnis.

Die Kundenpflege ist dort dementsprechend ein wichtiges Thema.

Im Allgemeinen reagieren Kunden positiv auf diesen Service und willigten der Verwendung der E-Mailadresse ein.

Diese E-Mailadressen, welche ich vom Kunden bekam, trug ich in das entsprechende Feld in der Kundenmaske ein.
Nora führte mich in den darauffolgenden Tagen in die Buchhaltung ein. Und erklärte mir, welchen Zweck Rechnungsbuch, Wechselordner etc. haben. Außerdem erklärte mir Nora, dass diese Ordner immer an den aktuellen Monat angepasst werden.

Ab diesem Zeitpunkt gehörte die Bearbeitung der Eingangsrechnungen zu meinen Aufgaben.
Des Weiteren ist das Einpflegen neuer Kunden in die Kundendatenbank ein weiter wichtiger Teil meiner Aufgaben.

Hier habe ich von Nora für die Zeit meines Praktikums die Verantwortung übertragen bekommen.

Durch die täglich eingehenden Anrufe von Kunden der LOROP GmbH bin ich immer im Kundenkontakt und durfte für mich feststellen, dass mir das großen Spaß macht.

Zu wissen, dass wir den Kunden mit Ihren Fragen zum PC, Hardware oder Installationen binnen wenigen Minuten weiterhelfen können, finde ich persönlich sehr klasse –

„[…] Der Dienstleistungsgedanke wird hier großgeschrieben und vollkommen durch alle Mitarbeiter gelebt.“

Zu den großen Herausforderungen zählte für mich das Erstellen von Kundenangeboten und Rechnungen. Hier musste ich lernen einige Dinge zu unterscheiden, was mir oft etwas schwer viel – ABER Nora ließ mich nicht im Stich, sodass ich am Ende auch hier Erfolge erzielen konnte.
Weitere Aufgaben stellten die Annahme der täglich anfallenden Post und die Zuordnung in die verschiedenen Ordner dar.

Um einen Überblick über anstehende Termine oder abwesende Mitarbeiter zu erhalten, ist der morgendliche Blick in den Teamkalender unerlässlich – hier ist auf einen Blick alles zu sehen, was man für den Tag wissen muss. Das Nora diesen Teamkalender so penibel pflegt, hat mich sehr beeindruckt.

Aufgabe im Praktikum

Es kamen aber auch immer wieder einige kreative Aufträge auf mich zu. Zwei Aufgaben machten mir besonders viel Spaß. Nora zeigte mir, dass sie dabei war für die LOROP GmbH eine Werbebroschüre zu entwerfen. Hier standen bereits erste Entwürfe bezüglich der Texte und Bilder. Hier bekam ich die Aufgabe zum einen für das Titelblatt ein passendes Bild aus einer kostenpflichtigen Bilddatenbank rauszusuchen. Sie ließ mir hierbei absoluten Freiraum der Gestaltung.

Ich legte Nora einige Vorschläge vor und ich freute mich sehr als Ihr einer meiner Vorschläge so gut gefiel, dass nun die Titelseite der entstehenden Broschüre bereits fertig ist. Des Weiteren suchte ich auch für weitere Seiten passende Bilder und auch hier schlugen meine Vorschläge auf Begeisterung und wurden in den Entwurf mit aufgenommen.

Das Entwerfen und Gestalten der Firmenbroschüre war für mich ein Erfolgserlebnis. Ein Teil zur Entwicklung der ersten Werbebroschüre beigetragen zu haben, macht mich besonders stolz.

Mein zweiter großer Einsatz im Bereich Kreativität war das Entwerfen eines Headers für die Beiträge auf dem Blog der LOROP GmbH. Hier gestaltete es sich jedoch etwas schwieriger, da Nora schon mehrere Vorschläge bekommen hatte, diese ihr aber nicht gefielen und sie eigentlich selbst nicht wirklich wusste in welche Richtung das Ganze gestalterisch gehen sollte. Ich machte mich trotz allem motiviert und vollem Elan ans Werk. Letztendlich gab ich die entscheidende Idee die Nora gefehlt hatte. Gemeinsam entwarfen wir das Design für den Blog.
Hier das Ergebnis:

Kreativ im Praktikum

Spannend fand ich auch das Datenschutz-Seminar, an dem ich zweimal teilnahm. Winfried Hofmann, der Datenschutzbeauftragte der LOROP GmbH führte durch die Schulung. Dort erfuhr ich viele interessante und wichtige Informationen zum Datenschutz. Fragen wie „Was sind „personenbezogene Daten“?“, “Wie kann ich die Löschung meiner Daten beantragen?“ oder „Welche Rechte habe ich beim Missbrauch meiner Daten?“ wurden hier anhand einer Präsentation beantwortet. Man konnte auch zwischendurch zusätzlich Fragen stellen.

Ich nahm sogar an einem Datenschutz-Quiz teil, bei dem ich ganz gut abschnitt.

Zum Schluss kann ich sagen, dass ich in den drei Monaten meines Praktikums bei der LOROP GmbH einiges Wissenswerte und Wichtige, für meine Ausbildung zur Kauffrau für Büroma­nagement mitnehmen konnte. Das Praktikum hat mir Spaß gemacht und die Zeit verging leider wie im Fluge.

 

Nun gehe zurück ins „Rotkreuz-Institut Bildungswerk„, um meine Zwischenprüfung vorzubereiten und diese dann auch Erfolgreich abzulegen.

 

An dieser Stelle möchten wir uns bei Irene für die gute Zusammenarbeit während des Praktikums bedanken. Nicht nur für Sie war es eine besondere Zeit, auch wir haben eine Menge dazugelernt und uns wurden neue Blickwinkel eröffnet. Vielen Dank dafür!

Arbeitnehmer, die an ihrem Arbeitsplatz einen PC mit Internetzugang haben, könnten diesen nicht nur zur Verrichtung ihrer dienstlichen Aufgaben verwenden, sondern auch für private Dinge nutzen – auf Webseiten surfen, private Mails abrufen und beantworten u.ä.m.

Zwar haben Unternehmen in der Regel dazu entsprechende Vereinbarungen abgeschlossen, die die private Nutzung von Internet und E-Mail entweder erlauben, dulden oder gänzlich verbieten, jedoch können diese Vereinbarungen bei einem Verbot in Einzelfällen nicht die tatsächliche private Nutzung unterbinden.

Büroarbeit

Von daher sind manche Unternehmen dazu übergegangen, die Nutzung per Keylogger zu überwachen. Ein Keylogger ist ein sogenannter Tasten-Protokollierer, der dazu dient, sämtliche Tastenanschläge des Computernutzers zu speichern und zu überwachen. Er kann als Programm auf einem Computer installiert oder als Hardware-Modul zwischen den Rechner und die Tastatur gesteckt werden. Dabei werden auch hochsensible Daten, wie persönliche Passwörter und PINs, miterfasst. Auch Screenshots vom Computer-Bildschirm können so angefertigt werden.

Ist die Mitarbeiter-Überwachung mit Hilfe eines Keylogger zulässig?

Eindeutig nein!

Keylogger

Nachdem bereits Vorinstanzen entsprechend geurteilt hatten, hat nun das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 27. Juli 2017 (2 AZR 681/16) folgendes festgestellt:

der Einsatz eines Software-Keyloggers, mit dem alle Tastatureingaben an einem dienstlichen Computer für eine verdeckte Überwachung und Kontrolle des Arbeitnehmers aufgezeichnet werden, ist nach § 32 Abs. 1 BDSG unzulässig, wenn kein auf den Arbeitnehmer bezogener, durch konkrete Tatsachen begründeter Verdacht einer Straftat oder einer anderen schwerwiegenden Pflichtverletzung besteht.

Der heimliche Einsatz von Spähsoftware stellt einen massiven Eingriff in das Recht des Mitarbeiters auf informationelle Selbstbestimmung nach Art. 2 Abs. 1 i.V.m. Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz (GG) dar.

 

Bildquelle: https://pixabay.com/

Welches Unternehmen verwendet nicht gern Mitarbeiterfotos? Folgende Beispiele zeigen beliebte Verwendungsmöglichkeiten.

  1. Eine Betriebsfeier steht an, und ein Mitarbeiter fotografiert die Veranstaltung, um die Fotos dann später in das Firmen-Intranet zu stellen.
  2. Für die neue Unternehmens-Broschüre und den Internet-Auftritt werden Arbeitsplätze/Arbeitssituationen und Mitarbeiter fotografiert.
  3. Im Facebook-Auftritt des Unternehmens werden Mitarbeiter mit Aufgabengebiet und Foto vorgestellt.
Mitarbeiterfotos

Beispiel 1: Betriebsausflug

Mitarbeiterfotos

Beispiel 2: Titelbild einer Unternehmensbroschüre

Verwendung von Mitarbeiterfotos -Ist das rechtlich ohne weiteres möglich?

Bereits die Anfertigung einer Fotografie setzt aufgrund des allgemeinen Persönlichkeitsrechts in der Regel die Erlaubnis des Mitarbeiters voraus.

Es drängt sich daher zurecht die Frage auf, ob und vor allem wie diese Mitarbeiterfotos im Anschluss gegebenenfalls genutzt werden dürfen. Das entscheidende Gesetz hierfür ist das Kunsturhebergesetz. § 22 bestimmt für Mitarbeiterfotos zunächst den Grundsatz:

Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Die Einwilligung gilt im Zweifel als erteilt, wenn der Abgebildete dafür, dass er sich abbilden ließ, eine Entlohnung erhielt.

Im § 23 sind diverse Ausnahmen genannt, zum Beispiel Bildnisse aus dem Bereich der Zeitgeschichte oder wenn es sich um Bilder von Versammlungen oder ähnlichem handelt.

Um die Verwendung von Mitarbeiterfotos somit auf eine rechtlich einwandfreie Basis zu stellen, sollten folgende Punkte beachte werden:

  • keine heimliche Anfertigung von Fotos
  • ist geplant Mitarbeiterfotos öffentlich zu verwenden, so sollte eine schriftliche Einwilligung der betreffenden Personen eingeholt werden
  • diese sind jedoch nur wirksam, wenn die Einwilligungen freiwillig, also ohne Druck oder gar Androhung von Konsequenzen, abgegeben werden
  • in der Einwilligung sollte der Verwendungszweck und das Veröffentlichungsmedium konkret benannt werden
  • und schlussendlich sollten Angaben zu einer eventuellen (oder fehlenden) Vergütung enthalten sein

Auch hier wird wieder deutlich, wie wichtig es ist sich mit dem Datenschutz auseinander zu setzen.

Im Zweifelsfall den Datenschutz-Beauftragten einschalten. Wir helfen auch bei der Formulierung einer solchen Einwilligung. Sie erreichen uns jederzeit unter der Rufnummer 030 3309626-0 oder per E-Mail unter kontakt@lorop.de

Jedes Unternehmen führt über seine Mitarbeiter eine Personalakte. Hier sind alle Unterlagen zusammengefasst, die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen.

Dies sind beispielsweise die Bewerbung des Mitarbeiters, dessen Zeugnisse, der Arbeitsvertrag, Angaben zur Kranken- und Rentenversicherung u.ä.m.

Nicht in die Personalakte gehören u.a. Notizen des Arbeitgebers über die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers oder eine Liste von Krankheitstagen und Krankheitsgründen. Gleiches gilt auch für die Religionszugehörigkeit oder die politische Ausrichtung des Arbeitnehmers.

Männchen

Die elektronische Personalakte, die mittlerweile vielerorts verwendet wird, ist nichts anderes als eine Sammlung dieser Unterlagen durch ein EDV-System. Dieses ersetzt dann die konventionelle Papierakte.

Bei der automatisierten Verarbeitung der personenbezogenen Daten und der Führung einer solchen digitalen Akte spielt der Datenschutz eine besondere Rolle.

Die Datenverarbeitung unterliegt hier einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt, die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten ist in der Regel nur mit der Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters möglich.

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer vor dessen Einwilligung auf den vorgesehenen Zweck der Datenspeicherung hinweisen, sowie ggf. auf die Folgen bei Verweigerung der Einwilligung.

Diese Einwilligung muss schriftlich, kann jedoch auch im Rahmen des Arbeitsvertrages erfolgen. Wichtig ist dann, dass dies im Vertragstext besonders hervorgehoben werden muss. Ohne Einwilligung des Mitarbeiters ist die Führung der elektronischen Personalakte auch dann möglich, wenn die Speicherung seiner Daten der Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnisses entspricht.

Personalakte

Der Arbeitnehmer hat laut den Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes das Recht zur Einsicht in seine Personalakte, inklusive der Möglichkeit, sich Notizen zu machen. Die Möglichkeit der Einsichtnahme besteht ohne Nachweis des Grundes.

Führen Sie bereits elektronische Personalakten und es bestehen noch Unsicherheiten oder möchten Sie zukünftig elektronische Personalakten führen? Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gern mit Rat und Tat zur Seite!