Jedes Unternehmen führt über seine Mitarbeiter eine Personalakte. Hier sind alle Unterlagen zusammengefasst, die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen.

Dies sind beispielsweise die Bewerbung des Mitarbeiters, dessen Zeugnisse, der Arbeitsvertrag, Angaben zur Kranken- und Rentenversicherung u.ä.m.

Nicht in die Personalakte gehören u.a. Notizen des Arbeitgebers über die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers oder eine Liste von Krankheitstagen und Krankheitsgründen. Gleiches gilt auch für die Religionszugehörigkeit oder die politische Ausrichtung des Arbeitnehmers.

Die elektronische Personalakte, die mittlerweile vielerorts verwendet wird, ist nichts anderes als eine Sammlung dieser Unterlagen durch ein EDV-System. Dieses ersetzt dann die konventionelle Papierakte.

Bei der automatisierten Verarbeitung der personenbezogenen Daten und der Führung einer solchen digitalen Akte spielt der Datenschutz eine besondere Rolle.

Die Datenverarbeitung unterliegt hier einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt, die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten ist in der Regel nur mit der Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters möglich.

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer vor dessen Einwilligung auf den vorgesehenen Zweck der Datenspeicherung hinweisen, sowie ggf. auf die Folgen bei Verweigerung der Einwilligung.

Diese Einwilligung muss schriftlich, kann jedoch auch im Rahmen des Arbeitsvertrages erfolgen. Wichtig ist dann, dass dies im Vertragstext besonders hervorgehoben werden muss. Ohne Einwilligung des Mitarbeiters ist die Führung der elektronischen Personalakte auch dann möglich, wenn die Speicherung seiner Daten der Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnisses entspricht.

Der Arbeitnehmer hat laut den Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes das Recht zur Einsicht in seine Personalakte, inklusive der Möglichkeit, sich Notizen zu machen. Die Möglichkeit der Einsichtnahme besteht ohne Nachweis des Grundes.

Führen Sie bereits elektronische Personalakten und es bestehen noch Unsicherheiten oder möchten Sie zukünftig elektronische Personalakten führen? Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gern mit Rat und Tat zur Seite!

Wir haben uns nun schon viel mit dem Thema Datenschutz auseinandergesetzt und so einige Texte hierzu verfasst.

ABER es ist und bleibt Theorie.

Wie sieht der Datenschutz in der Praxis aus?

Zusammen mit unserem externen Datenschutzbeauftragten – Herrn Ronald Köcher – haben wir über seine Erfahrungen und Erlebnisse während seiner bisher acht Jahre in unserem Unternehmen gesprochen. Seit 2009 ist er bei uns im Bereich Datenschutz tätig und hat schon viel gesehen und erlebt.

Wir sind neugierig und fragen bei ihm nach.

Nora: Ronald, was macht dir an deinem Job als Datenschutzbeauftragten am meisten Spaß?

Ronald: Das ist gar nicht so einfach zu beantworten. Jeder weiß, dass das Thema Datenschutz nicht unbedingt beliebt ist und viele Unternehmen scheuen sich davor, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen, da es mit viel Aufwand und Veränderungen einhergeht. Es ist immer wieder eine Herausforderung sich auf die unterschiedlichen Unternehmen einzustellen und ihnen aufzuzeigen, dass Datenschutz wichtig ist. Unser Ziel ist den Betrieb nicht zu stören oder gar lahm zu legen, sondern dafür zu sensibilisieren, dass sich das Unternehmen im Rahmen seiner Möglichkeiten datenschutztechnisch anpasst. Jeder neue Kunde ist anders und in seinem Handeln absolut individuell. Sich damit auseinanderzusetzen und die Prozesse zu verstehen, diese kundengerecht und in Einklang mit dem Datenschutz zu bringen, das ist das, was mir Spaß macht.

Nora: Ja das versteh ich, zumal das Thema Datenschutz ja nun auch nicht unbedingt aufregend und spannend ist. Ich staune immer wieder, wie du es in unseren Mitarbeiter-Schulungen schaffst uns das Thema nahezubringen ohne das wir einschlafen. 🙂 Auch finde ich gut, dass du zu der letzten Schulung eine kleine Nachkontrolle vorbereitet hast, weil es uns so auch noch mehr zeigt, dass auch uns in der LOROP GmbH das Thema Datenschutz wichtig sein muss und das wir mit gutem Beispiel vorrangehen müssen. Auch wenn wir es mit einem kleinen Gewinnspiel verknüpft haben um eine Motivation zu schaffen sich mit der Nachkontrolle auseinander zu setzen und wenn es den Kollegen nur um den Gewinn gehen sollte, so hast du doch erreicht das sie sich wiederholend mit dem Thema auseinandersetzen.

Ronald: Ja man muss Mittel und Wege finden auch ein eher trockenes und ein sehr abstraktes Thema halbwegs attraktiv zu gestalten und aufgrund meiner Erfahrung habe ich ja auch das eine oder andere Fallbeispiel was ich anführen kann um die Sachverhalte deutlich machen zu können.

Nora: Wenn du einen Neukunden bekommst ist ja der Erste Schritt sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen und sich die Abläufe und Gegebenheiten in dem Unternehmen anzusehen. Was sind aus deiner Sicht immer wieder Fallen oder anders ausgedrückt Überraschungspunkte die durch dich auffallen?

Ronald: Das ist leicht zu beantworten. Es ist immer der Besprechungsraum der eine Vielzahl von Informationen liefert. Allein der Mülleimer ist eine wahre Fundgrube an sensiblen Daten. Flipcharts und Whiteboards, liegen gelassene USB-Sticks liefern zahlreiche Informationen die nach einer Besprechung hinterlassen werden. Es ist regelrecht spannend wie man anhand eines Besprechungsraumes die vor kürzlich abgehaltenen Besprechungen rekonstruieren kann, ohne dass man der Besprechung beigewohnt hat.

Nora: Also rumliegende Notizen, ja das kann ich mir gut vorstellen. Das auch hier und da mal eine Bewerbungsunterlage vergessen wird, kann ich mir auch vorstellen. Was man aber meist garnicht vor Augen hat ist, dass der Mülleiner ebenfalls ein Risiko darstellt. 

Ronald: Es geht ja noch viel weiter, ich habe bei einem Kunden mal auf einer Flipchart Zugangsdaten zum WLAN entdeckt, die für eine Besprechung an Gäste bekannt gegeben wurden. Leider hatte der Besprechungsleiter vergessen das beschriebene Blatt nach dem Meeting zu entfernen. Die heutzutage gängigen Whiteboards und Smartboards haben temporäre Speicher. Kollegen die sich mit solcher Technik auskennen können problemlos das geschriebene aufgrund des temporären Speichers wiederherstellen und kommen so an unter Umständen sensible Daten ran. Auf jeden Fall bekommt er Informationen die für ihn nicht bestimmt sind.

Nora: Das ist ja wirklich interessant. Auch wenn man das nicht mit Absicht macht, liegen hier ja klare Verstöße gegen die Datenschutzverordnungen vor. Zum Glück ist uns das noch nicht passiert! Wenn ich mir aber vorstelle, dass wir mal eine Bewerbungsmappe liegen lassen und direkt im Anschluss ein weiteres Gespräch erwarten, ist das nicht nur ein Verstoß, sondern auch hochgradig unprofessionell. Das hinterlässt keinen guten Eindruck bei unseren Bewerbern. Aber wenn ich dir so zuhöre stelle ich fest, dass ich in Zukunft noch sensibler mit unserem Besprechungsraum umgehen muss. So werden solche, von dir beschriebenen Situationen, vermieden.

Ronald: Ja, da gebe ich dir Recht. Aber ich kann dich beruhigen, du machst das mit unserem Besprechungsraum sehr gut. Ich habe auch schon beobachtet, dass du direkt im Anschluss nach der Besprechung den Raum aufräumst und eventuell liegen gelassene Notizen abräumst. Aber ich habe hier noch etwas für dich das dir in Zukunft eine kleine Hilfe sein kann. Es gibt an stressigen Tagen geben sich die Termine die Hände. Für solche Tage habe ich für dich eine kleine Checkliste zusammengestellt.

Nora: Vielen Dank! Ja, das ist super. Die werde ich mir laminieren und mit in den Besprechungsraum hinter die Tür hängen. So kann ich immer kontrollieren, ob ich an alles gedacht habe, wenn ich den Besprechungsraum nach dem aufräumen verlasse.

Wie Ihr seht ist der Besprechungsraum nicht auf die leichte Schulter zu nehmen.

Lieber Ronald, vielen lieben Dank das du dir die Zeit für das Interview genommen hast. Ich freue mich, das du jederzeit für unsere Kunden oder Leserschaft für eventuell offene Fragen zur Verfügung stehst.

Selbstverständlich sind wir auch gern für Ihr Unternehmen eine Unterstützung im Bereich Datenschutz. Sie erreichen uns unter 030 33096260 oder unter kontakt@lorop.de

 

Wir freuen uns darauf Sie und Ihr Unternehmen kennenzulernen.