In unserem heutigen Zeitalter denkt man eigentlich, man könnte ein Büro papierlos halten. Auch wenn dies eine schöne Vorstellung ist, ist diese leider noch nicht komplett umsetzbar.
Geschäftsunterlagen wie z.B. Verträge sämtlicher Art, Datenschutzvereinbarungen etc. müssen handschriftlich unterschrieben im Original vorliegen – somit kann man hier nicht ausschließlich elektronisch archivieren.


Was aber genau sind (wichtige) Dokumente, welche unser Geschäftsleben beeinflussen und prägen?
Unterlagen wie Verträge, Bestellungen, Dokumentationen und Berichterstattung zu internen und externen Abläufen gehören zu Geschäftsdokumenten.

Die meisten dieser Vorgänge werden ausgedruckt und in Papierform abgelegt. Sei es, weil – wie oben erwähnt – diese Unterlagen handschriftlich unterzeichnet worden sind, oder aber weil eine Ablage in Papierform vorgeschrieben ist.

 

Archivieren

 

Wichtig bei der richtigen Archivierung ist, dass jeder befugte den Ablageort bzw. die -kategorie zu jeder Zeit nachvollziehen und auffinden kann.

Damit zuständige Mitarbeiter die gesuchten Unterlagen immer ohne viel Aufwand finden können, lohnt es sich, ein System bei der Archivierung zu entwickeln.

Unterlagen in verschiedene Kategorien zu unterteilen macht hier viel Sinn.
Teilt man die Vorgänge z.B. nach Inhalten wie z.B. Verträge, Projetbearbeitung, Eingangsrechnungen etc. ein, so hat man hier bereits ein gutes System entwickelt.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die einheitliche Kennzeichnung der verschiedenen Akten. Hier sollte jeder Mitarbeiter immer den gleichen Kennzeichnungsstil verwenden, damit auch an dieser Stelle ein einheitliches Bild entsteht.
Auch sollte man die Ordner mit Jahreszahlen kennzeichnen, damit die doppelte Vergabe von Kennzeichnungen vermieden wird und somit nicht das Problem entsteht, dass der Überblick verloren geht.

Außerdem: Nicht jedes bedruckte Papier muss aufgehoben werden. Es ist sinnvoll überflüssige Infomaterialien, Broschüren und Prospekte gleich auszusortieren und zu entsorgt.

 

Welches System für die Archivierung sinnvoll ist, das hängt ganz von Ihren Vorlieben und Gegebenheiten ab. Vom Hängeregister bis hin zu den „normalen“ Aktenordnern gibt es viel Auswahl. Jedes Unternehmen sollte das für sich passende System auswählen.

Außerdem sollte man im vornherein überlegen, wie oft auf die verschiedenen Unterlagen zugegriffen werden muss. Müssen die Unterlagen jederzeit griffbereit im Büro stehen, so bieten sich Aktenordner an. Unterlagen, die eher unangetastet bleiben, lassen sich auch gut in Archivierungskartons verstauen.

Auch beim Archivieren von geschäftlichen Unterlagen gibt es gesetzliche Richtlinien zu beachten.

 

Archiv

 

Wie die Archivierung erfolgen muss, steht immer in Abhängigkeit zum jeweiligen Dokument.
Wichtig zu wissen ist, dass auch Kleinunternehmer zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

Im Grunde sind lediglich zwei gesetzliche Richtlinien für die richtige Archivierung in Betracht zu ziehen.
Zum einen das Handelsgesetzbuch (HGB) und zum anderen die Abgabenverordnung (AO).

Hier finden Sie die jeweiligen Archivierungsfristen.

Je nachdem welche Art von Unternehmensunterlagen Sie archivieren möchten, betragen die Fristen sechs oder zehn Jahre.

 

Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt beispielsweise für Jahresabschlüsse oder Organisationsunterlagen.

 

Beachten Sie bitte, dass die Unterlagen über den kompletten Zeitraum hin lesbar bleiben müssen.
Die Archivierung sollte also besser nicht in staubigen und oder feuchten Räumen erfolgen.
Außerdem sollten die Räume, in denen die archivierten Unterlagen verstaut werden sollen, eine gute Belüftung haben. Unbefugte Personen sollten diesen Raum nicht betreten können.

 

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