Urlaub oder Abwesenheit – Was tun mit eingehenden E-Mails?

Die (Sommer)Urlaubszeit hat begonnen! Viele befinden sich schon im Urlaub oder sind auf dem Weg dorthin. Letzte Arbeiten sind vor der Abwesenheit sind zu erledigen, damit während dieser Zeit auch weiterhin alles rund läuft.

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Was haben Sie für Ihre Abwesenheit mit Ihrem dienstlichen E-Mail-Account geplant?
Ruht dieser und bleiben alle Mails ungelesen?

Hier besteht natürlich die Gefahr, dass wichtige Mails nicht bearbeitet und ggfs. Fristen versäumt werden. Gleiches gilt für die Abwesenheit wegen Krankheit.
Gerne wird in diesem Fall eine Weiterleitung der Mails an Kollegen eingerichtet oder Zugriffsrechte für Andere auf den E-Mail-Account eingeräumt.

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Die Frage ist, ob solche Weiterleitungen oder die Vergabe von Zugriffsrechten mit dem Datenschutz konform gehen?

Hierzu haben wir folgende Möglichkeiten für Sie:

    • Sie lesen während Ihrer Abwesenheit Ihre Mails und beantworten diese – dann benötigen Sie keine Weiterleitung oder müssen keine Zugriffsberechtigung vergeben. Sinnvoll ist dies jedoch nicht, denn Urlaub ist Urlaub und Krankheit ist Krankheit – vielleicht ist man auch gar nicht in der Lage, seine E-Mails zu lesen.
    • Sie richten eine Weiterleitung ein oder vergeben Zugriffsrechte. Es gibt jedoch für diese Fälle keine eindeutige Rechtsprechung. Entscheidend ist auf jeden Fall, ob in Ihrem Unternehmen die private Nutzung Ihres dienstlichen E-Mail-Accounts erlaubt ist. Ist dies der Fall, dann ist nach bisheriger Meinung der Zugriff auf Ihre Mails durch Vorgesetzte oder Kolleg/innen nicht zulässig. Ihr Vorgesetzter dürfte auch nicht von Ihnen verlangen, dass Sie dem Zugriff auf Ihren E-Mail-Account zustimmen – es würde dann nämlich an der erforderlichen Freiwilligkeit der Zustimmung fehlen. Im Übrigen geht es grundsätzlich auch darum, dass der Absender sicher sein kann, dass seine Mail bei dem von ihm gewünschten Adressaten ankommt, um ihn ggfs. vor Schaden zu bewahren.
    • Die beste Lösung ist sicherlich, einen Auto-Responder (Abwesenheits-Benachrichtigung) einzurichten. Weisen Sie darauf hin, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet wird. Informieren Sie den Absender der Mail über die Dauer Ihrer Abwesenheit. Optimal ist, wenn Sie außerdem Ihre Vertretung angeben, mit Namen, E-Mail-Adresse und ggfs. Telefonnummer. Der Absender kann so sicher sein, dass seine Mail nicht unbefugt gelesen wird und kann selber entscheiden, ob sein Anliegen von einer anderen Person bearbeitet werden soll, oder er lieber auf Ihre Rückkehr wartet.

 

Nun sind Sie bestens vorbereitet und können Ihren Urlaub genießen oder sich bei Abwesenheit durch Krankheit in Ruhe auskurieren.

Für den Sommerurlaub wünschen wir Ihnen erholsame Tage und einen wundervollen Urlaub 🙂

Abwesenheit

 

Bildquelle: pixabay

Nachgefragt bei unserem externen Datenschutzbeauftragten

Wir haben uns nun schon viel mit dem Thema Datenschutz auseinandergesetzt und so einige Texte hierzu verfasst.

ABER es ist und bleibt Theorie.

Wie sieht der Datenschutz in der Praxis aus?

Zusammen mit unserem externen Datenschutzbeauftragten – Herrn Ronald Köcher – haben wir über seine Erfahrungen und Erlebnisse während seiner bisher acht Jahre in unserem Unternehmen gesprochen. Seit 2009 ist er bei uns im Bereich Datenschutz tätig und hat schon viel gesehen und erlebt.

Wir sind neugierig und fragen bei ihm nach.

Nora: Ronald, was macht dir an deinem Job als Datenschutzbeauftragten am meisten Spaß?

Ronald: Das ist gar nicht so einfach zu beantworten. Jeder weiß, dass das Thema Datenschutz nicht unbedingt beliebt ist und viele Unternehmen scheuen sich davor, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen, da es mit viel Aufwand und Veränderungen einhergeht. Es ist immer wieder eine Herausforderung sich auf die unterschiedlichen Unternehmen einzustellen und ihnen aufzuzeigen, dass Datenschutz wichtig ist. Unser Ziel ist den Betrieb nicht zu stören oder gar lahm zu legen, sondern dafür zu sensibilisieren, dass sich das Unternehmen im Rahmen seiner Möglichkeiten datenschutztechnisch anpasst. Jeder neue Kunde ist anders und in seinem Handeln absolut individuell. Sich damit auseinanderzusetzen und die Prozesse zu verstehen, diese kundengerecht und in Einklang mit dem Datenschutz zu bringen, das ist das, was mir Spaß macht.

Nora: Ja das versteh ich, zumal das Thema Datenschutz ja nun auch nicht unbedingt aufregend und spannend ist. Ich staune immer wieder, wie du es in unseren Mitarbeiter-Schulungen schaffst uns das Thema nahezubringen ohne das wir einschlafen. 🙂 Auch finde ich gut, dass du zu der letzten Schulung eine kleine Nachkontrolle vorbereitet hast, weil es uns so auch noch mehr zeigt, dass auch uns in der LOROP GmbH das Thema Datenschutz wichtig sein muss und das wir mit gutem Beispiel vorrangehen müssen. Auch wenn wir es mit einem kleinen Gewinnspiel verknüpft haben um eine Motivation zu schaffen sich mit der Nachkontrolle auseinander zu setzen und wenn es den Kollegen nur um den Gewinn gehen sollte, so hast du doch erreicht das sie sich wiederholend mit dem Thema auseinandersetzen.

Ronald: Ja man muss Mittel und Wege finden auch ein eher trockenes und ein sehr abstraktes Thema halbwegs attraktiv zu gestalten und aufgrund meiner Erfahrung habe ich ja auch das eine oder andere Fallbeispiel was ich anführen kann um die Sachverhalte deutlich machen zu können.

Nora: Wenn du einen Neukunden bekommst ist ja der Erste Schritt sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen und sich die Abläufe und Gegebenheiten in dem Unternehmen anzusehen. Was sind aus deiner Sicht immer wieder Fallen oder anders ausgedrückt Überraschungspunkte die durch dich auffallen?

Ronald: Das ist leicht zu beantworten. Es ist immer der Besprechungsraum der eine Vielzahl von Informationen liefert. Allein der Mülleimer ist eine wahre Fundgrube an sensiblen Daten. Flipcharts und Whiteboards, liegen gelassene USB-Sticks liefern zahlreiche Informationen die nach einer Besprechung hinterlassen werden. Es ist regelrecht spannend wie man anhand eines Besprechungsraumes die vor kürzlich abgehaltenen Besprechungen rekonstruieren kann, ohne dass man der Besprechung beigewohnt hat.

Datenschutz

Nora: Also rumliegende Notizen, ja das kann ich mir gut vorstellen. Das auch hier und da mal eine Bewerbungsunterlage vergessen wird, kann ich mir auch vorstellen. Was man aber meist garnicht vor Augen hat ist, dass der Mülleiner ebenfalls ein Risiko darstellt. 

Ronald: Es geht ja noch viel weiter, ich habe bei einem Kunden mal auf einer Flipchart Zugangsdaten zum WLAN entdeckt, die für eine Besprechung an Gäste bekannt gegeben wurden. Leider hatte der Besprechungsleiter vergessen das beschriebene Blatt nach dem Meeting zu entfernen. Die heutzutage gängigen Whiteboards und Smartboards haben temporäre Speicher. Kollegen die sich mit solcher Technik auskennen können problemlos das geschriebene aufgrund des temporären Speichers wiederherstellen und kommen so an unter Umständen sensible Daten ran. Auf jeden Fall bekommt er Informationen die für ihn nicht bestimmt sind.

Besprechungsraum


Nora: Das ist ja wirklich interessant. Auch wenn man das nicht mit Absicht macht, liegen hier ja klare Verstöße gegen die Datenschutzverordnungen vor. Zum Glück ist uns das noch nicht passiert! Wenn ich mir aber vorstelle, dass wir mal eine Bewerbungsmappe liegen lassen und direkt im Anschluss ein weiteres Gespräch erwarten, ist das nicht nur ein Verstoß, sondern auch hochgradig unprofessionell. Das hinterlässt keinen guten Eindruck bei unseren Bewerbern. Aber wenn ich dir so zuhöre stelle ich fest, dass ich in Zukunft noch sensibler mit unserem Besprechungsraum umgehen muss. So werden solche, von dir beschriebenen Situationen, vermieden.

Ronald: Ja, da gebe ich dir Recht. Aber ich kann dich beruhigen, du machst das mit unserem Besprechungsraum sehr gut. Ich habe auch schon beobachtet, dass du direkt im Anschluss nach der Besprechung den Raum aufräumst und eventuell liegen gelassene Notizen abräumst. Aber ich habe hier noch etwas für dich das dir in Zukunft eine kleine Hilfe sein kann. Es gibt an stressigen Tagen geben sich die Termine die Hände. Für solche Tage habe ich für dich eine kleine Checkliste zusammengestellt.

Nora: Vielen Dank! Ja, das ist super. Die werde ich mir laminieren und mit in den Besprechungsraum hinter die Tür hängen. So kann ich immer kontrollieren, ob ich an alles gedacht habe, wenn ich den Besprechungsraum nach dem aufräumen verlasse.

Checkliste

Wie Ihr seht ist der Besprechungsraum nicht auf die leichte Schulter zu nehmen.

Besprechungsraum

Lieber Ronald, vielen lieben Dank das du dir die Zeit für das Interview genommen hast. Ich freue mich, das du jederzeit für unsere Kunden oder Leserschaft für eventuell offene Fragen zur Verfügung stehst.

Selbstverständlich sind wir auch gern für Ihr Unternehmen eine Unterstützung im Bereich Datenschutz. Sie erreichen uns unter 030 33096260 oder unter kontakt@lorop.de

 

Wir freuen uns darauf Sie und Ihr Unternehmen kennenzulernen.

Durch PC-Kenntnisse zum (un)freiwilligen Helfer werden….

(Fast) Jeder kennt es und wir alle waren schon einmal in dieser Situation.
Ein Familienmitglied, welches sich sonst nur zu Weihnachten, zum Geburtstag o. ä. meldet, ruft unvermittelt an.

Grund hierfür sind meist kleine Probleme mit dem Computer. Ihr (PC)-Wissen ist gefragt! – Doch benötigen Sie hier nicht nur Ihr Wissen, sondern auch Empathie und Fingerspitzengefühl – schließlich möchte man das Familienmitglied nicht als „dumm“ darstellen.

Es liegt in der Natur des Menschen, dass man anderen Helfen möchte.

Gerade, wenn man über spezielle bzw. umfassende Kenntnisse bzgl. Computer, Smartphone oder anderer Hardware verfügt, bereitet es Spaß und Freude seine Zeit zu opfern um die Probleme von Verwandten, Bekannten und Kollegen mit dem PC zu lösen.

Das Schöne ist, dass oft gar nicht viele Fachkenntnisse nötig sind. Ausdrücke wie „C++“, „Html“ etc. werden von Themenfremden ohnehin nicht verstanden.

Hilfe
Probleme wie „Internet funktioniert nicht“, „Drucker will nicht drucken“ oder „das „Bildchen“ ist vom Desktop verschwunden“ sind an der Tagesordnung.
Derjenige, der in dieser Situation helfen kann und einen Treiber installiert bzw. die WLAN-Verbindung wieder herstellt, gilt dann schon als „Computergenie“.
Die Freude beim Hilfesuchenden zu sehen, wenn alles wieder funktioniert ist hier doch der schönste Lohn. Dennoch springt für den Helfer immer wieder eine Kleinigkeit ab – sei es, dass man auf Hilfe beim nächsten Umbau oder Umzug zählen kann.

Bei allem Spaß ist jedoch zu beachten, dass es auch anstrengend sein kann, jemandem bei einem Problem mit dem PC zu helfen.

Ist der Fehler für uns selbst noch so einfach zu finden und zu beseitigen, kann dieser für den Hilfesuchenden eine enorme Herausforderung darstellen. Grund dafür sind die meist fehlenden Kenntnisse. Kennt sich der Hilfesuchende mit der Materie PC so überhaupt nicht aus, kann es sehr anstrengend werden zu erklären, wie genau das Problem zu lösen ist.
Schlimmer noch ist es bei Leuten mit Halbwissen. Sie denken, dass sie einiges können und verstanden haben, doch das Gegenteil ist der Fall. Es mag böse klingen, aber meist wird in solchem Fall mehr Schaden angerichtet, als vorher da war….

Frage


An dieser Stelle möchte ich einmal
aus dem Nähkästchen plaudern:

“Mein Vater rief mich aufgeregt an und fragte mich, wie er Windows10 installieren kann. Wer dieses Update damals gemacht hat weiß, dass es grundsätzlich nicht so schwierig ist, da Windows alles gut erklärt und die Schritte im Grunde selbsterklärend sind.
Was ich nicht bedacht habe war, um es nebenbei zu erwähnen bin ich in unserer Firma für die Verwaltung zuständig, dass man das Update nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt kostenfrei machen konnte – und natürlich…..dieser Zeitpunkt ist vorbei gewesen.

Als ich meinen Vater bat, zu warten, bis ich das nächste mal dort bin – also zum Wochenende….wurde er ungeduldig…er hörte nicht auf meinen Rat und machte das, wovon er der Meinung war, dass es richtig ist.
FATALER Fehler – er setzte den kompletten PC mit allen gespeicherten Daten zurück…Löschte die Festplatte und am Ende funktionierte nichts mehr.
Was dann passierte können sich wohl alle denken – Der PC musste komplett neu aufgesetzt werden!”

Schlimm wird es dann, wenn jemand auf Ihre Hilfe drängt, den Sie überhaupt nicht richtig kennen bzw. wenn Sie in einem Unternehmen für solche Dinge nicht bezahlt werden und Ihre eigentlichen Tätigkeiten liegen bleiben…

Die Ansprüche, die an Sie gestellt werden, sind meist völlig aus der Luft gegriffen. Das Problem – egal um was es geht – sollte möglichst schnell (sofort), kostenfrei, umfassend und so gelöst werden, dass es nie wieder auftritt.
Besonders ärgerlich wird es dann, wenn der Hilfesuchende sogar Worte wie „Bitte“ oder „Vielen Dank“ vergisst. Ärgerlich ist auch, wenn sich am Ende noch bei anderen beschwert wird, wie lange es gedauert hat das Problem zu lösen.

Sicherlich ist dies ein seltener Fall – dennoch wird dies dem ein oder anderen schon untergekommen sein.

Laptop

 

Wie können Sie unangenehmen Situationen entgehen?

So engagiert Sie sind und so gern Sie helfen – es gibt Situationen, in welchen Sie einfach nicht helfen möchten bzw. können. Sei es, weil Sie einfach keine Zeit haben oder weil Sie denjenigen nicht genug mögen (z.B. Nachbarn).
Wichtig ist, dass Sie gar nicht erst verraten, welches Können Sie haben. „Schweigen“ heißt das Zauberwort.
Beispiel: Eine Person fängt bei einer Festlichkeit an von Problemen mit PC zu sprechen –  Schweigen Sie einfach! Es ist kein Muss jemandem zu helfen, nur weil man über die Kenntnisse verfügt. Sie müssen sich nicht aufdrängen und dürfen ruhig auch an Ihren (wohlverdienten) Feierabend denken.

Zu beachten gilt: Wer Hilfe braucht oder sich Hilfe wünscht, der kommt von allein und fragt.

Auch im Job muss man dem Chef nicht unbedingt verraten, welche Kenntnisse man besitzt – es sei denn, diese sind für den Job wichtig.

Witziger Fakt ist, dass „Fachleute“ oft Produkte empfehlen, für die Sie aber (leider) keine Hilfestellung geben können, da es an Kenntnissen fehlt.
So empfehlen Apple-Kenner die Windows-Produkte, Mac-Nutzer empfehlen Kindle-Tablets und Android-Nutzer empfehlen IOS.
Auch aussagen wie „Ich nutze nur Apple-Produkte“ kann viele Hilfesuchende in Ihre „Grenzen“ verweisen.

PC

Das ist gut für Sie! So haben Sie die Zeit, den Leuten zu helfen, denen Sie wirklich helfen möchten und können.

Wir, die LOROP GmbH, sind im Bereich EDV hervorragend ausgebildet und können Ihnen jederzeit und nachhaltig Ihre Probleme lösen. Rufen Sie uns einfach an unter der Rufnummer 030 330 96 26 0 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an kontakt@lorop.de.
Wir sind gern für Sie da!

Kennen Sie diese Problematik? Sind Sie eher Hilfesuchender oder Helfer?

 

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